Aanbesteden met bestuurlijke moed: “je moet vooraan in het proces goed nadenken over hoe de inkoop en marktbenadering wordt ingericht”

| | |

Om kansen te verzilveren moeten we durven afstappen van de routinematigheid waarmee uitvragen. Daar is wel enige bestuurlijke moed voor nodig. Moed om vertrouwen tussen…

Om kansen te verzilveren moeten we durven afstappen van de routinematigheid waarmee uitvragen. Daar is wel enige bestuurlijke moed voor nodig. Moed om vertrouwen tussen markt en overheid als basis te zien voor de inrichting van een bouwopgave en bijbehorende aanbesteding. Om bestuurders en professionals hiervoor pragmatische houvast te geven, organiseerde BouwRegieNetwerk in samenwerking met PPS Netwerk Nederland de meet-up Aanbesteden met Bestuurlijke Moed’. Hoe maak je een opgave toekomstbestendig en integraal aanbestedingsklaar? Wat houdt aanbesteden anno nu in, wat zijn de basiscriteria? Hierover, en meer, spraken wij in een tweedelig interview met Jacqueline van Gils, senior-adviseur Best Value bij Procap en spreker tijdens de meet-up. In dit tweede deel van het interview gaat zij in op de rol van bestuurders in het voorkomen van projectonderbreking.

Jacqueline van Gils
Jacqueline van Gils

In het eerste deel van dit interview pleit je voor een betere afstemming tussen de doelstellingen van projectverantwoordelijken en het politiek speelveld van bestuurders om daarmee de kans op ‘terugfluiting’ in een latere projectfase te verkleinen. Is dat de weg naar meer professioneel opdrachtgeverschap?

“Sommige koerswijzigingen die leiden tot vertragingen en vele frustraties zijn onnodig. Ze kunnen worden voorkomen door aan de voorkant aandacht te besteden aan ‘goed’ opdrachtgeverschap. Deze werkwijze heeft twee consequenties: je moet met elkaar scherpstellen wat de bedoeling is en nadenken over de wijze waarop die gerealiseerd kan worden. Daarnaast moet je vooraan in het proces goed nadenken over hoe de inkoop en marktbenadering wordt ingericht, dat scheelt je later een hoop gedoe en ingewikkeldheid.  Er hoeft dan minder snel van reeds genomen besluiten te worden afgeweken. Het terugdraaien van besluiten leidt er vaak toe dat de discussie niet meer gaat over hetgeen waar je van afwijkt maar over het ‘afwijken’. Dat leidt de focus en energie weg van datgene wat daadwerkelijk belangrijk is: het doel en het bereiken ervan.”

“Daarnaast moet je vooraan in het proces goed nadenken over hoe de inkoop en marktbenadering wordt ingericht, dat scheelt je later een hoop gedoe en ingewikkeldheid. “

Voor een betere afstemming roep je projectverantwoordelijken op vroegtijdig bestuurders bij het proces te betrekken. Wat zou hierin het beleid van bestuurders moeten zijn?  

“Mensen willen van nature graag in gezamenlijkheid doelen bereiken. Om draagkracht te creëren en mensen mee te krijgen in een project is het goed te bouwen op dit principe door transparant te communiceren over de ‘waarom’ van gemaakte keuzes. Dit kan ertoe leiden dat we later met elkaar juichen omdat het resultaat succesvol is geweest. Is de uitkomst niet succesvol of anders dan beoogd, ook dan moet je kunnen uitleggen wat het wél heeft gebracht. Bijvoorbeeld een leerervaring. Als bestuurder moet je mensen dus kunnen uitnodigen om lef te tonen en af en toe ook durven te mislukken, met als gedachte dat je daarvan leert.”

“Mensen willen van nature graag in gezamenlijkheid doelen bereiken.”

Wat betekent deze houding in de praktijk, wat kunnen bestuurders meer doen?

“Voor bestuurders betekent het dat ze hun mensen meer moeten uitdagen om verder te kijken dan de taak die ze hebben en te doen wat zij denken dat nodig is. Het gaat om het stimuleren van leiderschap, nieuwsgierigheid, integraal denken en besluitvaardigheid. Dit is soms ingewikkeld, mensen vinden het spannend en eng. Maar als bestuurders van nature zelf pionierend zijn lukt het hen ook om de rest van de organisatie daarin mee te nemen.”

“Mensen moeten gestimuleerd worden om meer doel- en minder taakgericht te werken.”

Dwingen ontwikkelingen in de praktijk ‘professionals’ tot deze handelswijze?

“De Omgevingswet vraagt om deze manier van denken en doen. We hebben dus, meer dan ooit, een aantal mensen nodig die kunnen pionieren. De aanname dat iedereen kan pionieren en/of het leuk vindt is incorrect, het is echt een vaardigheid die men wel of niet bezit en beheerst. Dus pleit ik voor de komst van een groep mensen in de praktijk die het leuk vindt om ontwikkelingen te volgen en deze met mandaat in hun werk te integreren.”

Meer informatie: Wilt u meer informatie over dit interview of met andere professionals van gedachten wisselen rondom dit thema, stuur een bericht aan secretariaat@bouwregienetwerk.nl. Wij brengen u dan in contact met relevante gesprekspartners en/of nodigen u uit voor activiteiten gerelateerd aan dit thema.

Deel I van het interview lezen: “Aanbesteden met bestuurlijke moed: “durf met elkaar te ‘mislukken’ om sprongen te maken.”

Samenwerking Management Instituut

PPS Netwerk Nederland organiseert binnen haar Samenwerking Management Instituut intervisie bijeenkomsten met opdrachtgevers en opdrachtnemers o.a. over bovengenoemde thematiek. We doen dit in kleine groepen o.l.v. wetenschappers (onder meer uit het Nyenrode MBA P+P programma, met 400 deelnemers nu het grootste van Nederland). Op die manier verenigen we diverse werelden om met elkaar tot oplossingen en inzichten te komen:

  • De wetenschappers om (on)gewenst gedrag en houding van partijen te duiden;
  • De praktijkmensen om die inzichten aan hun ‘real life’ situaties te koppelen;
  • Met elkaar goed werkend instrumentarium te ontwikkelen.

Informeer hier naar de onderwerpen, expertgroepen en programmering