Aanbesteden op maximaal waardevolle voorzieningen

| |

Wethouder Verweij (gemeente Vianen): “Soms moet je als opdrachtgever écht op je handen gaan zitten.”

Op woensdag 30 oktober kwamen allerlei gemeenten en schoolbesturen bij elkaar in het gemeentehuis van Vianen voor een seminar over organiseren met oog voor de levensduur van het project, wat betreft aanbesteden vaak verwoord als ‘aanbesteden met oog voor Total Cost of Ownership’. Tijdens deze middag stond maatschappelijk vastgoed centraal.

Bij aanbesteden op TCO zijn niet de investeringskosten bepalend voor het financiële presteren van de voorziening, maar de levensduurkosten (= totale kosten over de levensduur van het gebouw): Total Cost of Owership (TCO). De TCO komt eenvoudig gesteld neer op de optelsom van de investeringskosten en de exploitatiekosten over een periode van x jaar. De opdrachtnemer wordt dus verantwoordelijk voor ontwerp, realisatie, onderhoud en energiegebruik. De gemeente gunt niet op basis van de laagste investering, maar op de laagste TCO.

Bij aanbesteden op basis van TCO benut je de kennis van de markt optimaal

Harry Vedder, directeur van M3V opende bijeenkomst en legde uit wat de waarde van aanbesteden op TCO is. Vedder is betrokken geweest bij de aanbesteding van Sporthal Helsdingen in Vianen, de praktijkcase die deze middag centraal staat. U vindt hier meer informatie over deze aanbesteding.

“Bij een aanbesteding op TCO zet je bij de competitie in op kwaliteit, en de kwaliteit waar je uiteindelijk op gunt, leg je vast in een contract.” – Harry Vedder, M3V

“Laat ik één ding vooropstellen” zegt Vedder: “Over het algemeen leidt een traditionele aanbesteding tot een project waar iedereen tevreden mee is. Maar je weet niet of dat je nóg gelukkiger had kunnen zijn.” Ieder project vergt zijn eigen strategische keuzes, en wanneer wordt gekozen voor een aanbesteding met oog voor de totale levensduurkosten van project moet je je als aanbestedende dienst anders opstellen. Vedder: “De vraag die je als gemeente bij nieuwe voorzieningen of aanbestedingen stelt, moet in dat geval niet zijn: ‘zo wil ik dat je het doet’, maar ‘zo wil ik het uiteindelijk hebben’. Alleen dan benut je de kennis en expertise van de markt optimaal.

Wil ik als gemeente wel een vastgoedpartij zijn?

Bij een dergelijke aanbesteding is samenwerking/vertrouwen een sleutelwoord, vertelt Franc Kleissen (Kleissen & Partners). Hij gaat dan ook dieper in op de rol van de opdrachtgever bij dergelijke contractvormen: “Wanneer je zelf je partners contracteert, dan moet je ook op hetzelfde niveau met elkaar kunnen praten én heb je dus meer verantwoordelijkheid. Dat moet je als gemeente of als schoolbestuur aankunnen.” Als de opdrachtgever bijvoorbeeld zelf veel kennis in huis heeft als vastgoedbeheerder dan is er niets mis mee om dat in eigen huis te houden, hoewel je je dan wel af kunt vragen of je als gemeente ook een vastgoedpartij wíl zijn. Wat zijn jekerntaken als gemeente? “Maar maak het dan ook niet te ingewikkeld voor de andere partij”. Kleissen schetste vervolgens een aantal situaties waarbij onbegrip tussen opdrachtnemer en opdrachtgever aan bod komt en gaf daar tips voor aan de hand van Humanagement.

“Je moet een heleboel dingen niet willen doen als gemeente”

De termen ‘sober en humaan’ passen momenteel bij de ambtelijke organisatie in Vianen: Marcel Verweij, wethouder gemeente Vianen: “We kunnen én willen daarom geen superluxe sportcomplex neerzetten, maar eerder een functioneel en optimaal gebouw dat voldoet aan de eisen en wensen van deze tijd. Niet alleen bij oplevering, maar vooral ook tijdens de exploitatie ervan voor de komende twintig jaar.” De estethische architectuur was hierbij niet het belangrijkste, maar de functionele architectuur was tijdens de aanbesteding wél leidend: “Voor ons als gemeente was het belangrijk om zicht en grip te hebben op de exploitatie. Daarom was ‘Total Cost of Ownership’ dan ook het uitgangspunt tijdens de aanbesteding. Eén van de grootste eye openers was: je moet een heleboel dingen niet willen als gemeente. Soms moet je als opdrachtgever écht op je handen gaan zitten” zegt Marcel Verweij.

“Denk na over de langjarigheid van je vastgoed”

Dat het nadenken over de eigen maatschappelijke voorzieningen voor gemeenten erg actueel is, blijkt ook uit het verhaal van John Freriks, bestuurder bij onderwijsorganisatie Essentius. In de achterhoek, waar de organisatie actief is, speelt krimp een belangrijke rol. Er zijn steeds minder leerlingen in het primair onderwijs. Freriks: “Als onderwijsorganisatie, – maar vooral als dorpskern- moet je je dan afvragen of iedere kern een aparte school moet hebben. Wat is wenselijk en wat is te realiseren? Moet je bijvoorbeeld gaan clusteren?” Freriks vertelt hoe de onderwijsorganisatie op een unieke manier intern en extern draagvlak creeërt voor de maatregelen die het zal moeten nemen. “We doen dit aan de hand van het ‘we maken een plan concept’, waarbij we van onderaf – samen met de betrokkenen – nadenken over hoe we de komende jaren om moeten gaan met het vastgoed, maar vooral met het onderwijs. De kwaliteit van het onderwijs staat hierbij voorop” vertelt Freriks, “we willen niet vanaf de tekentafel werken.” De onderwijsorganisatie werkt met een ‘Open Space’ concept. Alle beleidsstukken, alle financiëen zijn tijdens dit traject openbaar voor iedereen. Want juist dat draagvlak is belangrijk bij ingrijpende veranderingen in de onderwijshuisvesting.

Wilt u meer weten over de bijdragen van deze sprekers? Neem dan contact op met BouwregieNetwerk via “info@bouwregienetwerk.nl”:info@bouwregienetwerk.nl.