Aanbestedingen: “Oude pijn moet je oplossen”

| | |

Interview met Sharon Chömpff, Senior inkoopadviseur bij Het NIC, over het belang van transparantie in aanbestedingen De groei van het inkoopvolume van de Nederlandse overheid…

Interview met Sharon Chömpff, Senior inkoopadviseur bij Het NIC, over het belang van transparantie in aanbestedingen

De groei van het inkoopvolume van de Nederlandse overheid groeit ongeremd door. Onderzoek hiernaar liet in 2019 een waarde zien van € 86,6 miljard. De grootschaligheid van deze investeringen en potentie voor de samenleving eist een gedegen inkooptraject. Al sinds jaar en dag is er een roep om in de bouwsector meer samen te werken op basis van vertrouwen tussen overheid en markt. Een uitdagende opgave in een sector met steeds complexer wordende vraagstukken en projecten. Hierin wordt zekerheid vooral gezocht in standaardisatie, regels en als het gaat om aanbestedingen: in zorgvuldig dichtgetimmerd inkoopbeleid. Hierdoor worden kansen lang niet optimaal benut of projecten worden nodeloos ingewikkeld en risicovol uitgevraagd en uitgevoerd.

En dat is jammer, binnen het spectrum aan regels zijn er veel meer mogelijkheden die leiden tot de optimalisatie van de vereiste kwalitatieve en kwantitatieve aspecten van een opgave voor betere projectresultaten. Maar hoe maak je een opgave toekomstbestendig én integraal aanbestedingsklaar (voorbereiding van uitvraag) om aldus maximale maatschappelijke waarde te creëren? En wat betekent dat voor het inkoopbeleid en -proces? Is er verandering nodig en zo ja, welke? Hierover gingen wij in gesprek met Sharon Chömpff, die als Senior inkoopadviseur bij Het NIC betrokken is bij allerhande inkooptrajecten, o.a. bij de Haven van Rotterdam, De Haagse Scholen en De Nationale Ombudsman.

Sharon, eerder was je als jurist betrokken bij inkooptrajecten. Nu doe je dat in de rol van senior inkoopadviseur. Welke impact heeft deze verandering op je benadering van inkooptrajecten?

Sharon Chömpff

“Als inkoper ben je zelf aan het aanbesteden en als jurist lever je kritiek op een aanbesteding die er al ligt. Allicht is het makkelijker om achteraf te oordelen over het verloop van zaken. In mijn huidige rol als inkoper merk ik hoe het ‘m vooral in de kleine dingen zit. Door daar (meer) aandacht voor te hebben kun je verschil maken in de aanbesteding. Bijvoorbeeld: als ik me louter juridisch zou opstellen, dan zou ik als aanbestedende dienst alleen zakendoen met partijen waarop geen enkele uitsluiting van toepassing is, zoals in het UEA. Maar in mijn rol als inkoopadviseur trek ik soms andere conclusies. Zo ben ik betrokken geweest bij een aanbesteding voor schilderwerkzaamheden. Daar heb ik gezien dat schilders inhoudelijk heel goed zijn in hun werk. Maar ze zijn niet allemaal meesters in de “moeilijke taal” van een UEA, waardoor er een grote kans ontstaat op allerlei fouten bij het invullen van het document. Als ik alleen naar de letter van de wet zou kijken, zou ik ze – door die fouten – uit moeten sluiten en is het gewoon “pech gehad. Wellicht is dat in tijden van overvloed geen drama, maar gezien de huidige schaarste aan mensen is dat anders.”

Als er bijvoorbeeld twee inschrijvers zijn met soortgelijke fouten, moet je ze allebei uitsluiten en blijf je met lege handen achter. Alle voorbereidingen en investeringen vooraf om te komen tot de uitvraag gaat hiermee verloren, om maar te zwijgen over de gevolgen voor het project. Als jurist zijn wij geneigd deze ‘nuances’ over het hoofd te zien. We zijn onvoldoende doordrongen van de praktische ingewikkeldheid van het aanbestedingsproces. Het zou goed zijn om meer aandacht te hebben voor het gegeven dat “inschrijven” op een aanbesteding voor veel leveranciers geen ‘core business’ is. Daardoor heb ik nu meer empathie voor de markt dan voorheen als jurist.”

Met dit inzicht in je achterhoofd, hoe ondervang jij deze uitdaging vanuit jouw nieuwe rol als inkoopadviseur?

“Allereerst door te beseffen dat voor alles een reden is. Door gesprekken met de markt vroegtijdig in het proces te agenderen en te organiseren kun je bepaalde problematiek bijtijds signaleren en onderscheppen. Concreet: organiseer een vragenuurtje ‘Goed UAE invullen’. Daarnaast is natuurlijk nog veel meer mogelijk. Zo kan een aanbestedende dienst in de aanbestedingsleidraad – uiteraard alleen binnen de juridische kaders van eenvoudig herstel – zich het recht voorhouden om een correctie op een inschrijving gaan te brengen, dat biedt kansen en mogelijkheden. Laat dat niet onbenut. “

“Ik heb als inkoopadviseur meer empathie voor de markt dan voorheen als jurist”

Een veel gehoorde “klacht” van inschrijvende partijen is de obsessie voor het selecteren van inschrijvers op basis van prijs. Met andere woorden: theoretisch zeggen we dat kwaliteit en waarde creatie bovenaan staan, maar in de praktijk gaat de opdracht veelal naar ‘de laagste prijs’. Hoe kijk jij hiernaar?

“Dat is een merkwaardige constatering en ik vind het dan ook jammer te horen dat voor sommigen dit het imago is van inkopers. Voor een koffieaanbesteding filosofeerde ik vanochtend nog met een collega over de vraag “hoe mooi het zou zijn als wij puur en alleen op kwaliteit zouden kunnen gunnen”. Een über-focus op prijs zou uiteraard nooit het geval moeten zijn, maar we moeten niet vergeten dat men ook te maken heeft met budgetten. Vanuit de aanbestedingswet is gunnen op basis van (laagste) prijs de uitzondering en moet toepassing van dit gunningscriterium altijd deugdelijk gemotiveerd worden. De prijs-kwaliteitsverhouding vormt te allen tijde het uitgangspunt, dus als je tóch op basis van de prijs gunt, moet je dat ook goed kunnen motiveren.”

Hoe zorg je als inkoper dat een aanbestedingstraject zo soepel mogelijk verloopt?

Je hebt in een aanbesteding altijd te maken met onvoorziene zaken. Ik zeg altijd: “never a dull moment”. Dat laat onverlet dat we altijd naar een soepel verloop moeten streven. Wat helpt is het aanscherpen van je probleemoplossend vermogen. In een aanbestedingstraject kom je allerlei problemen tegen, groot en klein. Het is cruciaal dat je attitude gericht is op hoe iets wél kan, in plaats van waarom het niet kan. Je moet de kaders van de wet kennen en daar vervolgens creatief mee omgaan om problemen op te lossen. In de praktijk betekent dit dus dat je, vóór het opstellen van de leidraad, eerst goed in gesprek gaat met de opdrachtgever. Zo creëer je samen duidelijkheid over wat je precies wilt bereiken, wat daarvoor nodig is en wat dat betekent voor de uitvraag. Schrijf dat daarna ook helder uit zoals besproken. Want let erop, je kunt inschrijvers achteraf niet beoordelen op basis van zaken die je vooraf niet (goed) hebt opgeschreven. Deze gesprekken vormen vaak een lang traject, maar door juist aan de voorkant goed na te denken over de doelstellingen en (inkoop)ambities van een opgave, zal het inkooptraject ook soepeler kunnen verlopen.”

“Als je een aanbesteding op basis van de prijs gunt, moet je dat ook goed kunnen motiveren.”

Wat is jouw grootste taak gedurende dat traject/ die gesprekken?

“Oef, dan zit ik echt wekelijks met de uitvrager om tafel om samen tot die helderheid te komen. Want vaak is de ‘de vraag achter de uitvraag’ voor de opdrachtgever ook nog niet helemaal duidelijk en mijn rol daarin is kritische vragen te stellen. Je moet je eigen leidraad dus voortdurend kritisch tegen het licht houden: is je vraag duidelijk voor de markt? Is het volledig? Sluit dit werkelijk aan bij het doel dat de uitvrager wil bereiken? Als we de vraag zo opschrijven, krijgen we het dan ook weggezet in de markt? Ik zou zelfs zover willen gaan om te zeggen dat een marktconsultatie een standaard onderdeel zou moeten vormen van een uitvraagproces. En dan niet puur als afvinkmoment, maar als een goed georganiseerd gesprek om uit de tunnelvisie te komen door de benodigde kennis en kunde op te halen die zal leiden tot een betere uitvraag.”

Hoe waarborg je dat de opgehaalde kennis en kunde ook werkelijk van waarde is voor je uitvraag? Met andere woorden: hoe borg je veiligheid in die gesprekken zodat de markt zich minder op de concurrentiepositie focust en bereid is het ‘geheim van de chef’ met jullie te delen?

“Boven alles hoop ik dat, als men de moeite neemt om mee te doen aan de gesprekken, men ook bereid is om met commitment rond de tafel te zitten, anders is het zonde van ieders geïnvesteerde tijd en moeite. Daarnaast probeer ik niet te vragen naar bedrijfsgevoelige informatie, maar naar universele domeinkennis en prijsverhoudingen. Is ons doel duidelijk en haalbaar? Is dit de slimste route ernaartoe? Past de prijs/budget? Als de markt hier een eerlijk en gedegen antwoord op kan geven, helpen zij ons hen te helpen. Want met hun input komt er ook een betere uitvraag. De samenwerking tussen uitvrager en de (potentiële) leverancier begint dus al aan deze gesprekstafel.”

Die openheid en transparantie die je in zo’n traject vraagt van de markt is ook nodig vanuit de uitvrager. En toch is er veel terughoudendheid onder aanbestedende diensten die transparantie te verschaffen onder het label “het mag niet van de wet”. Wat vind jij daarvan?

“Net als de advocatuur is de aanbestedingspraktijk ook een kortgedingpraktijk. Men wordt aan de lopende band ‘gekortdingt’, en mensen hebben daar doorgaans, om goede redenen, geen zin in. Op juridische procedures zit gewoon niemand te wachten. Ik denk dat daar die terughoudendheid vandaan komt. Echter, in het kader van rechtsontwikkeling denk ik dat die rechtszaken juist goed zijn. Als je creatief met de kaders bent omgesprongen en er volgt daarop een kort geding, ontstaat er een open discussie over wat er anders c.q. beter kan. Daar leren we van en worden we uiteindelijk allemaal beter van. Vergeet niet, als je als aanbestedende dienst zo’n kort geding wint, krijg je dus een officiële goedkeuring voor die creativiteit. Daarmee maak je de weg vrij voor meer creativiteit en oplossingsgericht handelen.  Dus, ga desnoods door tot aan Europees Hof van Justitie, dan is er een bevoegde instantie die de knopen doorhakt. Als we terughoudend blijven, komt er nooit een goedkeuring op die creativiteit en komt de wet tot stilstand.” Dat gezegd hebbende streven wij er bij het NIC altijd naar om kort gedingen te voorkomen.

“Als je als aanbestedende dienst een kort geding wint, krijg je dus een officiële goedkeuring voor die creativiteit.”

Wat mag inkopend Nederland anders doen? Is er verandering nodig in het traditionele inkoopbeleid- en proces en zo ja, welke?

“Bij heel veel aanbestedingen speelt ‘pijn uit het verleden’ een grote rol. Bijvoorbeeld, doordat er in het verleden een aanbesteding is mislukt of er was een partij gecontracteerd die men (achteraf gezien) eigenlijk liever niet had gewild. Als inkoper moet je die pijn in het beginstadium zo snel mogelijk blootleggen en oplossen. Dus de lessen in de leidraad adresseren en meenemen en niet pas achteraf willen ingrijpen als de gunningsbeslissing wordt geschreven. Dat kan bereikt worden met goed doorvragen in gesprekken en een gedegen krachtenveldanalyse te doen. Het is cruciaal om alle interne en externe stakeholders mee te nemen. Wat zijn hun go/no-go uitgangspunten? Wat zien zij als gevaarlijk en risicovol? Richting de markt mag men meer empathie tonen. Bijvoorbeeld, richting de MKB’ers. Houd tussen de nota van inlichting en inschrijving een vragenuurtje en bied ondersteuning aan bij het invullen van een UEA. En als er terechte vragen komen uit de markt behandel deze dan in de nota van inlichtingen. Leidt dit tot voortschrijdend inzicht, verwerk dit dan alsnog in de leidraad en publiceer opnieuw.”

 

Meer weten?

  • Op dit onderwerp wordt verder ingegaan tijdens de opleiding ‘Een betekenisvolle dialoog‘ >> van PPS Netwerk Nederland op 30 mei 2023.
  • Inhoudelijk vragen kunt direct aan Sharon richten. Zij is per e-mail bereikbaar via sharon.chompff@hetnic.nl of telefonisch op 06-18229147.
  • PPS Netwerk Nederland organiseert regelmatig initiatieven rondom de thema’s vraagarticulatie, contractmodellen, selectie, projectrealisatie en exploitatie met intervisies, onderzoek, opleidingen, seminars, data voor ca. 20.000 professionals in de bouw, zorg, ICT, verduurzaming, infrastructuur en mobiliteit. Informeer naar de mogelijkheden via secretariaat@ppsnetwerk.nl / 030 – 30 39 760.
  • Meer opleidingen van PPS Netwerk Nederland vindt u hier >>.