Ambitie- en dialoogfase digitaal georganiseerd tijdens corona: ervaringen aan de hand van twee praktijkvoorbeelden

| | |

Aanbesteden in tijden van corona: Ambitie- en dialoogfase digitaal georganiseerd. Wat zijn de ervaringen tot nu toe? Hoe creëer je interactie digitaal? Wat doe je met…

Onlangs brachten wij een vijftal tips uit hoe de bouw in beweging kan worden gehouden tijdens corona. Een daarvan betreft ‘het inzetten van digitale hulpmiddelen’. We vroegen Gerben Hofmeijer van AT Osborne om aan de hand van praktijkvoorbeelden bij een woningcorporatie en een provincie te vertellen hoe hij deze mogelijkheden in de praktijk daadwerkelijk gerealiseerd kreeg en vroegen hem naar zijn ervaringen en lessen.

Foto Gerben Hofmeijer
Gerben Hofmeijer

“Ik zie dat de corona crisis flink rammelt aan allerhande traditionele procedures en gewoontes. Het ‘nieuwe normaal’ vereist om op alle fronten met elkaar te gaan kijken hoe iets nog kan want om stil te staan bij de vraag wat er niet meer kan, is geen weg naar oplossingen. Die mindset van creativiteit en -noem het- soepelheid van geest zie ik nu ook ontstaan bij bouwopgaven. Omdat men al ongewone maatregelen neemt om binnen beperkingen toch de bedrijfsvoering (gedeeltelijk) door te kunnen laten gaan, is men nu ook sneller geneigd anders na te denken over traditionele routes die  bij bouwopgaven gehanteerd worden.

“Een mooi voorbeeld van hoe corona een voedingsbodem voor verandering is, is de woningcorporatie ‘Woonopmaat’ uit Heemskerk/Beverwijk.”

Zij zijn net als zovele andere corporaties, druk bezig met het uitvoeren van een verduurzamingsagenda. Daarbij wordt uiteraard gekeken naar betaalbaarheid, dienstbaarheid tijdens de verbouwingen en aanpassingen naar de bewoners toe, effecten van de maatregelen, enzovoorts en daar kwam nu dus corona bovenop. De verduurzamingspuzzel is sowieso al behoorlijk complex maar met corona er bij leek het alsof we deze puzzel ook nog eens met een extra handicap moesten maken. Uiteindelijk hebben we vele vooronderstelde beperkingen echter weten om te bouwen in voordelen.

Allereerst hielp het dat het ‘geen business as usual’ was, ik noemde dit al eerder. Na een korte periode van resetten om alle cruciale processen doorgang te kunnen laten vinden, bleek dat ‘het nieuwe normaal’ niet met oud denken gerealiseerd kon worden en dat creëerde absoluut openheid van denken. Een mooi startpunt! Vervolgens zijn we aan het werk gegaan met de verduurzamingsopgave zelf.

“Natuurlijk werk je aan een soort verlanglijst die je met hulp en input van alle stakeholders opstelt maar de vraag was hoe dat nu gedaan kon worden in deze tijd.”

We hebben de ambitieworkshop uiteindelijk online gedaan. Het is mooi te constateren dat binnen no-time hele volksstammen goed uit de voeten kunnen met Teams, Zoom en andere video platformen. Daar waar we normaal gesproken met Post-Its werken om ideeën op de muur te plakken, ging dat nu uitstekend digitaal met hulpmiddelen zoals ‘IdeaFlip’. We hebben meteen bij aanvang duidelijk met elkaar afgesproken wat de digitale gedragsregels waren, hoe we samen alert moeten zijn op non verbale communicatie die je wellicht makkelijker mist als je niet fysiek bij elkaar zit en dat werkte prima. Ook moet je opletten dat je iedereen aan de beurt laat komen want online valt het soms toch minder op wanneer iemand stil is. Het zorgde er voor dat we samen veel meer gefocust waren op de hoofdzaken en uiteindelijk deden we het proces in de helft van de tijd!

Wat ook scheelt is dat je vanuit je stoel snel van de ene vergadering naar de andere kunt schakelen. Ontzettend efficiënt. Pre corona was de situatie dat je een overleg had, nog even met een aantal mensen na ging praten om vervolgens onderweg te gaan naar de volgende sessie elders in het land. Dat kost allemaal tijd die we nu besparen omdat we met een druk op de knop meteen in een volgende sessie zitten waarbij verwacht wordt dat je ook écht stipt de vooraf gecommuniceerde start- en slottijden aanhoudt. Keerzijde is wel dat het mentaal behoorlijk intensief is, want je hebt minder tijd om tussen de overleggen in je als het ware weer even voor de volgende bijeenkomst op te laden.

Nog een voordeel is dat je proces ook netjes wordt vastgelegd. Daar waar je vroeger je de Post-Its ging fotograferen en dan alles achteraf weer moest reconstrueren, documenteren en uitwerken, volstaat het nu om een digitaal document eenvoudig op te slaan waar iedereen bij zit. Daarmee leg je een soort gezamenlijke waarheid vast. Dan moet je wel nog steeds de uitwerking en dergelijke doen maar:

“je bespaart tijd aan de voorkant en het voorkomt discussies achteraf over de correctheid van de vastlegging.”

Een ander voorbeeld is een digitale dialoogfase die we voor de Provincie Noord Holland hebben georganiseerd. Daar moest een samenwerkingsovereenkomst worden gemaakt voor een project van ca. 50 miljoen euro waar niet mee kon worden gewacht en dit speelde allemaal in de eerste week van corona. De ervaringen waren goeddeels vergelijkbaar met die welke ik reeds bij de woningcorporatie case heb verteld. Het ging boven verwachting maar de eerlijk gebiedt me wel te zeggen dat we in het voorafgaande weekend wel heel hard hebben moeten denken en werken om alles startklaar te krijgen voor de nieuwe digitale realiteit.

Dat startklaar krijgen zat in een heldere communicatie vooraf naar de deelnemers toe: hoe spelen we de wedstrijd straks? We hadden IT-ers bij de hand om bij technische vastlopers meteen actie te kunnen ondernemen en hadden daartoe voor vrijwel alles een back-up bedacht. Niets is zo frustrerend als geremd te worden door verbindingen die uitvallen of mensen die ineens niet meer te verstaan zijn. De dialogen zijn opgenomen en daarmee meteen vastgelegd. Uiteindelijk hebben we in slechts 1,5 dag met 3 partijen de dialoog gedaan.

Waar je wél op moet letten is privacy, AVG en dergelijke. Als je de moeite neemt de voorwaarden te lezen die Teams/Microsoft en andere aanbieders hanteren, ga je anders nadenken over tot hoe ver je moet of kunt gaan met dit soort digitale tools.

“Accepteer dus niet klakkeloos de standaardinstellingen en kies heel bewust je toepassingsgebieden: er is helaas niet sprake van een ‘fits all sizes’. Wees met andere woorden niet bang maar blijf alert.”

Al met al hebben we dus prima ervaringen met de digitale routes opgedaan. Iedereen heeft de afgelopen tijd een stoomcursus op dit gebied gehad dus laten we daar met elkaar samen profijt van blijven trekken. Opgaven verdwijnen niet vanwege corona dus is het belangrijk dat we de projecten voortvarend blijven oppakken en dat kan dus!”

Meer informatie 

  • Uw inhoudelijke vragen naar aanleiding van dit artikel kunt direct richten aan Gerben Hofmeijer via gerben.hofmeijer@atosborne.nl/(06) 21 43 98 18
  • Overige vragen kunt u stellen via secretariaat@bouwregienetwerk.nl

Webinar-spreekuur aanbesteden in tijden van corona: Ambitie- en dialoogfase digitaal georganiseerd

De maateregelen bedoeld om verspreiding van het coronavirus te voorkomen hebben ook hun weerslag op de aanbestedingspraktijk. Het gebruik van Zoom, Teams e.d. hebben een boost gekregen. Wat zijn de ervaringen tot nu toe? Hoe creëer je interactie digitaal? Wat doe je met ‘digibeten’ bij bijvoorbeeld participatie rondes. Hoe zit het met de juridische aspecten: hoe leg je vast en is er ook goed nagedacht over zaken als privacy, AVG, etc.?

Heeft u als opdrachtgever of opdrachtnemer ook vragen van deze aard? Doe dan op 11 juni 2020 (11.00 uur – 12.00 uur) kosteloos mee aan ons digitale participatie spreekuur-webinar. In het webinar laten we specialisten aan het woord die aan de hand van praktijkcases toelichten hoe zij omgaan met het gebruik van digitale tooling bij bouwopgaven. Leer van alles do’s and don’ts en wissel ervaring uit. Alles ook digitaal dus!

Programma en aanmelden >>