Anders samenwerken voor een beter beheer

| | |

Verslag seminar: Samenwerken in beheer & onderhoud zoals het bedoeld is De KLM heeft het beheer en onderhoud van haar uitgebreide vastgoedportefeuille uitbesteed aan 4AMS.…

Verslag seminar: Samenwerken in beheer & onderhoud zoals het bedoeld is

De KLM heeft het beheer en onderhoud van haar uitgebreide vastgoedportefeuille uitbesteed aan 4AMS. Op de trainingslocatie van KLM keken wij 9 oktober jl. in een volbezet seminar terug hoe de selectie destijds plaatsvond en hoe dat proces, inclusief de gekozen samenwerkingsvormen, in de praktijk heeft uitgepakt. Dit werd uit de doeken gedaan door de hoofdrolspelers, te weten KLM Real Estate & Facility Contracting, Brink en 4AMS. In dit artikel leest u meer over hoe en waarom deze samenwerking al jaren een succes is.

Met mogelijke opdrachtnemers focussen op wat de bedoeling van de samenwerking is

Het seminar trapte af met hoe de complexe samenwerking van KLM is vormgegeven, uitgelegd door Roel Klinkhamer (KLM RE&FC) en Kasper Nieuwstraten (Brink): “Wanneer je een samenwerking aan wilt gaan, is het belangrijk je partner eerst goed te leren kennen. Dat doe je niet door potentiële opdrachtnemers in een vaste, door de opdrachtgever bedachte, standaard selectieprocedure aan te laten sluiten, maar door eerst met hen in gesprek te gaan over onze ambitie, doelstellingen en wat nu echt bedoeling is”.

Anders samenwerken voor een beter beheer
Cockpit simulatoren

De heren namen het voorbeeld van een huwelijk, waarbij je elkaar eerst tijdens een verkering leert kennen. “Voordat je die stap tot een huwelijk neemt, wil je je partner kennen, begrijpen en weten wat diens overtuigingen zijn” stelt Klinkhamer. Gegadigde partijen werden daarom eerst gevraagd te reflecteren op die ambitie van de KLM en te vertellen welke rol zij daarbij wel of wellicht juist minder goed zouden kunnen spelen. Doordat KLM zich kwetsbaar heeft opgesteld en duidelijk is geweest in de staat van het vastgoed, de ontwikkeling van de eigen organisatie en de uitdagingen die ze voor zich zien, bleek dat er meer dan gebruikelijke marktrespons en enthousiasme van mogelijke uitvoeringspartners was.

“Gegadigde partijen werden eerst gevraagd te reflecteren op die ambitie van de KLM en te vertellen welke rol zij daarbij wel of wellicht juist minder goed zouden kunnen spelen.”

Nieuwstraten benadrukte: “Als jouw manier van aanpakken niet past bij de opdrachtgever, dan gaat het immers niet werken. Je wilt transparant zijn en elkaar kunnen vertrouwen. Er ging relatief veel tijd in deze fase zitten maar die wonnen we later weer dubbel en dwars terug omdat we daardoor inmiddels wisten wat over en weer fair en haalbaar was. Je gaat zo van ‘wantrouwen en controle’ naar ‘vertrouwen en samen’.” Zo hebben we het met partijen ook vooraf gehad over wat redelijke vergoedingen zouden zijn in plaats van een soort wedstrijd rond de laagste prijs te gaan organiseren. Ook de precieze contractvorm en -invulling hebben we pas gedaan nadat we een partner hadden gekozen waardoor ook dat samenwerken werd met begrip voor elkaars posities, rollen, risico’s en verantwoordelijkheden in plaats van mensen een eenzijdig contract in de maag te willen splitsen.”  Hoe dit precies bij de KLM-casus werkte, werd vervolgens tijdens het seminar en detail uit de doeken gedaan.

Anders samenwerken voor een beter beheer
Flight Safety training locatie

Het ondergeschoven kindje

Hierna vervolgden Frank Ruitenga (Brink / KLM RE&FC) en Pieter-Jan van Hooijdonk (4AMS) de sessie hoe in het geval van KLM dit concreet in de praktijk uitpakte. 4AMS is de VOF (samenwerking van SPIE Worksphere, Equans, CroonWolter&Dros) dat de Hard Services van KLM-gebouwen doet. Van Hooijdonk: “Wij waren heel content met de aanpak, want wat je vaak ziet, is dat beheer en onderhoud een soort restpost is. Dit komt doordat alle aandacht naar de realisatiefases uitgaat. Heel onlogisch eigenlijk, want er is meer bestaande bouw dan gebouwen die nog gebouwd moeten worden en in die bestaande bouw worden dagelijks jarenlang alle essentiële taken uitgevoerd. Daarmee is wat mij betreft ‘beheer en onderhoud’ juist de belangrijkste fase. De selectie-aanvliegmethode van de opdrachtgever begrepen we daarom heel goed, omdat we nu ook zelf in staat waren vooraf als gelijkwaardige partners onze ideeën en opvattingen in te brengen.”

“Als jouw manier van aanpakken niet past bij die van de opdrachtgever, dan gaat het gewoonweg niet werken.”

In april 2020 begon de daadwerkelijke samenwerking, middenin een situatie die niemand had voorzien: de coronapandemie. Juist vanwege de ‘anders dan gebruikelijke’ selectieprocedure en samenwerkingsvorm lukte het goed om met die onverwachte dynamiek en crisis om te gaan. Ruitenga: “doordat we samenwerken op basis van regie en alles op basis van kostprijs + winst en AK opslag doorbelast krijgen, konden we in tijd van crisis doorgaan zonder terug te gaan naar de onderhandelingstafel”. Andere voordelen van deze manier van samenwerken en het creëren van een consortium (VOF), is de toegang tot 3x zo veel kennis, en snel te kunnen op- of afschalen op basis van de behoefte van KLM, de drie partijen hebben immers een enorme poule met gespecialiseerd personeel. Het aardige van deze wijze van samenwerken bleek dat die naadloos aansluit bij het werken met de huidige/nieuwe generatie van medewerkers.

De samenwerkingsmechanismen die hierbij horen, zoals “KLM nooit te veel, 4AMS nooit te weinig” en “het sturing- en verantwoordingsmechanisme” werden gedeeld in het seminar.

Anders samenwerken voor een beter beheer
Binnenkant cockpit simulator

Een kijkje in de keuken

De locatie van het seminar, Schiphol Oost, was uiteraard niet een toevallige keuze. Het seminar vond plaats in het trainingsgebouw van piloten en cabin crew, een gebouw dat 24 uur per dag, zeven dagen per week, in gebruik is door vliegpersoneel van KLM en andere luchtvaartmaatschappijen. Het intensieve gebruik van het gebouw laat meteen zien hoe belangrijk het beheer en onderhoud dan ook is.

De locatie is normaalgesproken niet toegankelijk voor grote groepen externen, waardoor de rondleiding door het gebouw voor de deelnemers een exclusief kijkje in de keuken was. Zo waren de cockpit simulatoren te aanschouwen en ook de flight safety trainingslocaties: vliegend personeel leert hier hoe om te gaan met gevaarlijke situaties aan boord. Met deze rondleiding en daarna nog een netwerkborrel, werd het seminar succesvol afgesloten.

Meer informatie:
  • Voor vragen en opmerking rondom dit artikel, mail naar secretariaat@ppsnetwerk.nl
  • Houd voor informatie over toekomstige seminars de opleidingpagina >> in de gaten, of schrijf u in voor de PPS Netwerk Nederland nieuwsbrief
  • Om deel te nemen aan besloten evenementen kunt u zich aanmelden voor een persoonlijk lidmaatschap>>
  • Wilt u ook de documentatie rondom dit seminar ontvangen? Meld u dan nu alvast aan voor de volgende editie >>

Lees ook: