“Creëer aan de voorkant de juiste project-omstandigheden om aan de achterkant het gewenste resultaat te realiseren”

|

Math Feijen (OPPS) over hoe de concurrentiegerichte dialoog opdrachtgevers kan helpen om meer kwaliteit en innovatie te genereren en risico’s beter te beheersen bij de realisatie…

Math Feijen (OPPS) over hoe de concurrentiegerichte dialoog opdrachtgevers kan helpen om meer kwaliteit en innovatie te genereren en risico’s beter te beheersen bij de realisatie van vastgoedopgaven

 

De ‘match’ tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is al lang niet meer louter een kwestie van laagste prijs. In de huidige tijd is het nog belangrijker geworden om met elkaar aan de voorkant de juiste project-omstandigheden te creëren om aan de achterkant het gewenste projectresultaat te realiseren. Wij vroegen aan Math Feijen (Directeur van Adviesbureau OPPS) wat zijn visie is op de huidige marktontwikkelingen in relatie tot maatschappelijk vastgoedprojecten. En hoe de concurrentiegerichte dialoog opdrachtgevers kan helpen om in dialoog met opdrachtnemers een goede uitvraag te doen en de juiste partner te vinden voor het realiseren van de opgave.

 

Hoe kijkt u aan tegen de huidige marktontwikkelingen op het gebied van nieuwbouw en renovatie van vastgoed?

“Er is een ‘mismatch’ tussen eerder vastgestelde budgetten van opdrachtgevers zoals gemeenten, provincies en onderwijsinstellingen en wat de markt vraagt. De prijsstijgingen zijn aanzienlijk en we zien meerdere aanbestedingen daardoor mislukken. Wij zien dat de markt op dit moment vooral kiest voor snelle, overzichtelijke en risico-arme projecten.”

 

Daarnaast is de hoeveelheid inschrijvingen voor geïntegreerde contracten iets teruglopen maar ik verwacht dat deze binnenkort weer toenemen. Geïntegreerde aanbestedingen vragen aan de voorkant meer voorbereiding van beide partijen. Maar door de levensduurbenadering leveren deze projecten wel meer rendement (in kwaliteit en geld) op t.o.v. traditioneel projecten.”

 

“Door de levensduurbenadering leveren projecten meer rendement op t.o.v. traditionele benadering”

 

Opdrachtgevers zoeken uiteindelijk naar projecten met de beste prijs kwaliteit. Hoe zorgen zij voor voldoende en goede inschrijvingen?

“Veel opdrachtgevers vinden de prijzen te hoog maar je kunt ook stellen dat tot een aantal jaren geleden de prijzen te laag waren. Het is niet zo dat opdrachtgevers bewust te veel voor te weinig willen maar er is vaak onvoldoende besef dat de markt veranderd is.

Belangrijk is om een realistisch budget op te stellen dat past bij de huidige marktomstandigheden. Voorkom dat je in de uitvraag en aanbesteding de markt met onnodig veel werk opzadelt. Wees aan de voorkant heel helder wat je van marktpartijen vraagt en wat niet. En zorg voor een reële vergoeding voor de verliezende inschrijvers. Bij integrale aanbestedingen waarin 3 inschrijvers ver uitgewerkte plannen moeten indien (met alle kosten van dien), gebeurt dat laatste niet altijd. Hierdoor kan het animo vanuit de markt voor deze geïntegreerde projecten uitblijven en dat is zonde.

Met de markt bedoel ik overigens niet alleen de aannemer. De laatste jaren zien wij dat opdrachtgevers vooral op zoek zijn naar langjarige dienstverlening, prestatieafspraken en een hoge mate van duurzaamheid. Maak het daarom mogelijk dat andere partijen zoals facilitaire dienstverleners of installateurs kunnen inschrijven. Geïntegreerde projecten is meer dan alleen bouwen. Het gaat ook om duurzaamheid, comfort, veiligheid en partnerships tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarom is het voor opdrachtgevers belangrijk de selectiecriteria zo op te stellen dat ook de juiste ‘partners’ zich inschrijven.”

 

“Minder voorschrijven en minder prijsgerichte aanbestedingen dé route om goede inschrijvers te krijgen”

 

Geïntegreerde bouwprojecten vragen om een goede samenwerking. Dat klinkt logisch maar waar moeten beide partijen echt nog stappen in maken?

Wij zien dat geïntegreerde projecten vragen om een goed georganiseerde samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer omdat contracten na de bouw nog voor lange tijd doorlopen. Belangrijk is om betrokken personen zoals projectleiders en exploitatie-managers van beide partijen zo vroeg mogelijk in het proces mee te nemen. Zo maak je hen beter bewust van wat er is afgesproken aan de voorkant, hoe afspraken in het contract zijn opgesteld en hoe opdrachtnemer en opdrachtgever daar naar moeten handelen. Zo voorkom je escalaties en conflictsituaties tijdens de exploitatiefase.

 

 Opdrachtgevers zetten steeds vaker de concurrentiegerichte dialoog in voor de realisatie van complexere vastgoed projecten. Wat is de toegevoerde waarde?

Opdrachtgevers gaan in gesprek met marktpartijen, die wel ervaring en kennis hebben, over de kwaliteit en de functionaliteit van de opgave. Daarmee ligt de focus niet op de inschrijver met de laagste prijs maar op de inschrijver die de beste oplossing bedenkt voor op de opgave. Dit vraagt wel om een andere wijze van organiseren en communiceren dan gebruikelijke aanbestedingen. Vooraf is namelijk niet bekend welke oplossingen de aanbestedende dienst nodig heeft. De basis is een ambitiedocument en een vraagspecificatie waarin de opdrachtgever met geselecteerde inschrijver in dialoog gaat over alle aspecten van de opgave. Daarmee reduceer je als opdrachtgever onzekerheid over de opgave en krijg je meer grip. De concurrentiegerichte dialoog is geschikt wanneer een opdrachtgever niet de oplossing weet of zelf wilt voorschrijven maar juist de markt hiervoor wilt uitdagen.

 

“Met de concurrentiegerichte dialoog reduceer je onzekerheid en krijg je meer grip op het contract en de opgave”

 

Heeft u tot slot nog een aantal tips voor de concurrentiegerichte dialoog?

– Bereid je heel goed voor en weet wat de dialoog inhoudt: wat mag wel en wat mag niet?
– Wees rolvast en wijk niet van de procedure af.
– Neem betrokken afdelingen vooraf mee en creëer intern draagvlak bij het college
– Zorg voor een trekker binnen de eigen organisatie
– Haal een expert in huis die ervaring heeft met het begeleiden van de dialoog
– Zorg voor een goede procesmanager die hard op de inhoud is en zacht op de relatie
– Durf te zeggen wat je goed vindt en wat niet
– Scheid de rol van projectleider en procesmanager

 

1-daagse training Concurrentiegerichte Dialoog en Onderhandelingstechnieken

Op 13 juni (Hotel Bergse Bossen, Driebergen) organiseerde PPS Netwerk Nederland de tweede editie van de training: Concurrentiegerichte Dialoog en Onderhandelingstechnieken.

Naast Math Feijen traden Karlijn Fidder (Provincie Noord Brabant), Erik Tuijp (Rechtbank Amsterdam), Hans Scheijen (Gemeente Heerlen), Paul van Bergen DGMR) en Richard Hagg (Mecanoo Architecten) ook op.

Aangemelde partijen voor deze training(en) zijn:Gemeente Amsterdam, Provincie Noord-Holland, Wellant College, Universiteit Amsterdam, TU Eindhoven en Vakcollege Helmond

Klik hier voor het programma, kosten en aanmelding.