“Focus vooral op kwaliteitsdoelen in de zorg en niet alleen op korte termijn projectdoelen”

| | |

Marcel Barendregt (Jeroen Bosch Ziekenhuis): “Belangrijk is hoe je samen met je partners tot regels komt om het werk te kunnen doen” Samenwerken in beheer…

Marcel Barendregt (Jeroen Bosch Ziekenhuis): “Belangrijk is hoe je samen met je partners tot regels komt om het werk te kunnen doen”

Samenwerken in beheer en onderhoud is lastig, zeker ook omdat je jarenlang met elkaar ‘door moet’. In een complexe en dynamische context als die van een ziekenhuis, met alle belanghebbenden die iets te zeggen hebben, komt hier dan ook veel bij kijken. PPS Netwerk Nederland vroeg Marcel Barendregt, Hoofd Vastgoed & Infrastructuur bij het Jeroen Bosch Ziekenhuis, naar zijn visie op samenwerken tussen de verschillende stakeholders.

 

Wat betekent samenwerken tussen opdrachtgever en -nemers voor u?

“Dat is in mijn optiek wel een gewetensvolle vraag. Samenwerken geeft aan dat je samen op weg gaat, met hierbij respect voor elkaars relatie. Dit is in de praktijk af en toe lastig. Als je praat over samenwerken probeer je samen iets tot stand te brengen, terwijl je als opdrachtgever en opdrachtnemer anders aan tafel zit; in een andere rol en met een financiële ondertoon die weleens dwarszit.”

“Geldelijk gewin mag geen primaire plaats innemen”

“Samenwerken is ook begrip hebben of krijgen voor elkaars standpunt. Het kan wat mij betreft niet zo zijn dat geldelijk gewin een primaire plaats inneemt. Ik weet dat het zeker een belangrijk onderdeel is van het geheel, maar belangrijk is hoe je samen tot regels komt om bepaald werk weg te kunnen zetten. Soms zou het wel eens handig zijn om het project zonder het onderwerp ‘geld’ aan te vliegen: wat is er dan mogelijk, wat kunnen we voor elkaar betekenen?”

 

Welke uitdagingen heeft u in de samenwerking met uw partners?

“De marktsituatie laat het momenteel zien: we hebben veel last van capaciteitsgebrek, zowel aan opdrachtgevers- als opdrachtnemerskant. Voordat een opdracht gegeven wordt moeten we de planning al helder hebben, en dan moet nog blijken of dat haalbaar is. Het inzetten van materialen en mensen is lastig. Op dit moment hebben we binnen het ziekenhuis een aantal concrete uitdagingen: een aanpassing aan de voorgevel en het realiseren van een droogloop van de bezoekerspassage naar de hoofdentree. De ene aannemer holt vooruit, de andere stagneert. Het ziekenhuis is natuurlijk een 24/7-bedrijf, je kunt altijd terecht. Maar tegelijkertijd kun je ’s nachts, als iedereen slaapt, je werk niet doen. Het is best lastig om het werk op tijd af te krijgen en goed in te plannen. Behalve de financiële component zijn ook de planningen dus een uitdaging.”

“Soms vraag ik me ook af of er een misschien een dubbele agenda is en of er wel vertrouwen in de relatie is bij alle partijen. Bepaalde zaken die aan het licht komen had ik graag eerder willen weten. Je moet open genoeg zijn naar de ander om te laten zien: ‘dit is wat er speelt’. Maar blijkbaar spelen er andere belangen die ervoor zorgen dat het pas laat duidelijk wordt.”

“In mijn optiek moet je sturen op verantwoordelijkheid”

“Bij veel contracten vraag ik me af wat er nou belangrijk is in de samenwerking. Is dat de einddatum, de dagelijkse continuïteit? Of gaat het erom de gezondheidszorg overeind te houden? Ik zou eigenlijk geen contract gericht op eindigheid in jaren willen, maar een contract dat gebaseerd is op vertrouwen en samenwerking. En je moet dan ook afscheid kunnen nemen als het niet lukt, als de kwaliteit van het project daarmee gefrustreerd wordt. Hiertoe is het van belang met elkaar te definiëren en vast te leggen wat je van elkaar verwacht. Je kunt bijvoorbeeld clausules opnemen waarbij je de dingen met elkaar beschrijft. Hoe ga je netjes uit elkaar als het niet werkt, zonder dat beide partijen schade oplopen, zoals een slechte naam. Systemen als afkoopsommen, daar geloof ik niet zo in. In mijn optiek moet je sturen op verantwoordelijkheid.”

 

Welke aanvullende (samenwerkings-) afspraken maakt u met leveranciers, naast de contractuele afspraken?

“Een lastige vraag. Je gaat samen een relatie aan met je partners en moet ervoor zorgen dat het goed loopt. Bij de ene partij gaat dit beter dan bij de ander. In prestatiecontracten zijn we begonnen met een bonus-malus regeling, maar dat is niet echt mijn stijl. Als een installatie niet goed werkt, blijf ik vragen stellen aan de installateur. En je lost niets op met een korting: het enige dat wij (en vooral de mensen in het ziekenhuis) willen is dat de installatie goed werkt. Ik wil dat geld niet.”

“Ik hoef dat geld van een korting niet, als de installatie maar goed werkt”

“Het is wat mij betreft ook een beetje scheef: je geeft de aannemer een bonus als hij z’n werk goed doet. Waar ligt dan de lat? En waarom zou je meer betalen als iets werkt zoals afgesproken? Waar ik wel in geloof is het open en eerlijk naar elkaar zijn en het niet voeren van dubbele agenda’s. En ook respect en begrip hebben voor elkaars situatie. Ik heb liever dat een leverancier zegt: ‘ik kan het er niet bij hebben, want ik loop over’. Of: ‘kan ik dit samen met ‘die of die’ aanpakken?’.”

“Om een antwoord te hebben op de verschillende uitdagingen in de samenwerking, moet je op reguliere basis dingen met elkaar bespreken. Het bedrijf wordt gemaakt door mensen, dat bepaalt de relatie die je hebt. Hierbij moet je uiteraard de zakelijke component bewaken. Wat wij doen, is één keer per kwartaal de thermometer erin steken. Zijn er storingen geweest en waar vonden die plaats? Hoe loopt het financieel en met de planning? Onze leveranciers maken een beknopt verslag op basis waarvan we het gesprek kunnen openen. Zo wordt in openheid bekeken waar de ‘pijn’ zit.”

 

Hoe zorgt u er, in een complexe en dynamische omgeving als die van een ziekenhuis, voor dat de patiënten, medewerkers, bezoekers en studenten optimaal worden bediend?

“Een ziekenhuis is inderdaad complex en dynamisch. Nooit is een dag hetzelfde: als je aan het eind van de dag weer in je agenda kijkt, blijkt vaak dat het heel anders gelopen is. Zeker voor ons in de ondersteuning geldt: als we ons werk goed doen, zie je ons niet. Niemand merkt dat er iets niet goed zou zijn gegaan als dat tussentijds is opgelost. We hebben te maken met veel verschillende groepen mensen en elke groep, of dat nou patiënten zijn, bezoekers of studenten, heeft z’n eigen verzoekjes. We kunnen niet alles inwilligen, maar nemen wel alles mee. En besteden aandacht aan iedereen. Het belangrijkst is continuïteit in de dienstverlening. Als, bij wijze van spreken, elke dag het licht brandt, de verwarming aangaat en de deur open, dan denk ik dat wij een optimale dienstverlening verschaffen. Zo simpel is het.”

“Als elke dag het licht brandt, de verwarming aangaat en de deur open, hebben wij het goed gedaan”

 

Op welke manier wordt aandacht besteed aan duurzaamheidsambities? Welke rol speelt de samenwerking met uw partners/leveranciers hierin?

“Vanuit de overheid worden wij benaderd een aantal duurzaamheidsconcepten uit te voeren. Zelf hebben we ook kennis en kunde in huis. De vraag is hoe we dit gaan realiseren. We hebben bijvoorbeeld inmiddels de beschikking over alle onderhoudsplannen van het ziekenhuis. We gaan nu ook op voor een milieuaccreditatie in de zorg.”

“We willen van partners weten wat zij over 10 jaar verwachten en hoe duurzaam dat is”

“We moeten inzichtelijk maken hoe we gaan voldoen aan duurzaamheidsambities en een prognose maken voor de komende 10-20 jaar. Hiervoor hebben we elke partij waarmee we samenwerken een meerjarig onderhoudsplan laten opstellen. Op deze manier krijg je een beeld van wat die partijen verwachten over 10 jaar. Wat daar een rol in speelt is hoe duurzaam de dingen zijn die hierin staan. En uiteraard maak je ook keuzes op basis van financiën, we willen een begroting hebben. Om een voorbeeld te geven, de halogeenlamp gaat eruit, maar die verlichting is nog goed en niet alles is afgeschreven. Dan kan je niet 1,2,3 over op nieuwe lampen.”

“Het is wel zaak de partners en leveranciers te betrekken in het duurzaamheidsconcept. We maken gebruik van normeringen waarmee je het onderhoud een gezicht kunt geven. Deze normeringen zijn de basis voor een gesprek met de partners. Zo wordt heel duidelijk waar je de vinger op de zere plek kunt leggen: moet ik vervangen of is bijvoorbeeld een verfbeurt voldoende?”

 

Hoe blijft de samenwerking in beheer en onderhoud op de lange termijn fris?

“We zijn ooit een relatie aangegaan met partijen en daar zijn voorwaarden voor gedicteerd. Af en toe moet je elkaar tot de orde roepen: waar staan we nu, wat verwachten we van elkaar? We gaan regelmatig met elkaar in gesprek, maar niet op een belerende manier, zo van: dit heb je fout gedaan. Het gaat erom samen de wat- en waarom-vraagte bespreken. Ook al weet ik dat het een opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie is, je moet samen de tent overeind houden en dus in gelijkwaardigheid met elkaar omgaan.”

“Je hoeft niet met elkaar op vakantie te kunnen gaan, als je maar met elkaar in gesprek blijft”

“Het blijft altijd een spel en er vallen wel eens harde woorden. Je moet rustig kunnen zeggen wat je aan het hart ligt, zonder persoonlijk aan te vallen uiteraard. Maar al zou er bonje zijn, weet wel dat je het altijd weer goed moet maken. Aan het eind van de dag moet je een kop koffie of een biertje met elkaar kunnen drinken. Besef dat je de dingen moet relativeren en je niet persoonlijk aangevallen moet voelen. Je hoeft niet met elkaar op vakantie te kunnen gaan, als je maar met elkaar in gesprek blijft.”

 

Marcel was op 7 en 8 juni 2018 een van de deelnemers tijdens de opleiding ‘Integraal Samenwerken in Beheer en Onderhoud’. Doel van deze opleiding van de Academie voor Samenwerken (een initiatief van PPS Netwerk Nederland) i.s.m. Quadrance is het vergroten van kennis en inzicht in het inrichten van beheer & onderhoud en gebouwmanagement en het managen hiervan op een manier die de belangen van alle betrokkenen veiligstelt. Met als beoogd resultaat meer rendement door verbeterde samenwerking, voorspelbare begrotingen en voorspelbaar onderhoud (grip op kosten en kwaliteit).

Tijdens de opleiding gaan we o.a. in op:

* Het bepalen van een gezamenlijke visie en ambitie in de samenwerking 
* Hoe de aanbesteding te organiseren en de juiste partner te selecteren
* Contractkeuzes die passen bij uw project en organisatie
* Het goed inrichten van de plan- en besluitvorming 
* Meer samenhang en slagkracht in de uitvoering
* Verbeterde relatie tussen opdrachtgevers en leveranciers

Op verzoek van opdrachtgevers en opdrachtnemers wordt de opleiding herhaald op 15-16 november 2018.

Klik hier voor meer informatie over het programma en aanmelding voor deze opleiding.