Goed intern beleid en tóch faalkosten?

| | |

De resultaten van een onderzoek naar hoge faalkosten bij grotere projecten. PPS Netwerk Nederland heeft onlangs onder opdrachtgevers een uitgebreid onderzoek afgerond met de vraag…

De resultaten van een onderzoek naar hoge faalkosten bij grotere projecten.

PPS Netwerk Nederland heeft onlangs onder opdrachtgevers een uitgebreid onderzoek afgerond met de vraag waar het aan ligt dat de faalkosten bij de grotere projecten zo hoog blijven. Uiteraard geldt dat je een passende contractvorm voor je project moet kiezen, maar ook dan is dat vaak geen garantie voor significante onvoorziene vertragingen, meerkosten, etc. De uitkomsten – eigen resultaten konden benchmarken met die van anderen – vond PPS Netwerk Nederland vrij opzienbarend. Na het invullen van een vragenlijst, kreeg men een scan met een beoordeling in de vorm van groen (voldoende), oranje (twijfelachtig) of rood (onvoldoende). De belangrijkste conclusies zijn opgesomd in dit artikel.

Goed intern beleid en tóch faalkosten?Het eerste deel van het onderzoek ging over de interne opdrachtverstrekking vanuit de eigen organisatie c.q. het bestuur. Dat behelsde vragen over de helderheid van de visie, of die visie wel goed gecommuniceerd en geverifieerd was, of budgetten pasten bij de ambities, of men binnen de uitvoerende organisatie vervolgens voldoende mandaat had, enzovoort. Overwegend kwamen hier redelijk positief stemmende resultaten uit: bij 78% van de organisaties kwam overall een groene score uit. Dit neemt niet weg dat bij bijna een kwart van de opdrachtgevers de projectambities kennelijk groter zijn dan voor de betreffende organisaties behapbaar.

Het tweede deel omvatte het opdrachtgeverschap vanuit de interne organisatie. Met andere woorden: hoe functioneert het projectteam? Onderdelen hierbij waren o.a. hoe men pakt een opdracht efficiënt en effectief oppakt, of de juiste disciplines zijn gemobiliseerd, of de bemensing op orde is en of deze past bij de complexheid van een opgave. Ook elementen zoals het hebben van voldoende scherp beeld tussen- en op eindproducten, de helderheid van verantwoordelijkheden en het hebben van voldoende intern draagvlak kwamen in dit tweede deel aan bod. Hier was de score nog beter dan bij het eerste blok: bij 82% kwam de scanner uit op ‘groen’. Hieruit blijkt een behoorlijke grote mate van tevredenheid over hoe men de organisatie van projecten intern heeft opgepakt en ingericht. Echter, het merendeel van de respondenten bleken projectleiders, die wellicht de eigen prestaties iets minder neutraal bekeek.

Bij bijna een kwart van de opdrachtgevers zijn de projectambities groter dan voor de betreffende organisaties behapbaar

In het derde blok werd ingezoomd op de opdrachtnemers. Dit werd gedaan aan de hand van vragen als “Heeft u vertrouwen in uw partners”, “Gaat de samenwerking goed”, “Heeft u inzicht in hun business/verdienmodellen”, “Is er goed zicht op risico’s over en weer”, “Zijn de afspraken evenwichtig”, etc. De resultaten hier bleken minder rooskleurig: slechts 53% kwam hieruit op een positieve beoordeling. Dat is laag, aangezien dit betekent dat bij 47% van de gevallen men zeer ontevreden is, of ernstige twijfels heeft.

Bij 47% van de gevallen is men zeer ontevreden, of heeft ernstige twijfels over de opdrachtnemer

In het afsluitende blok werd men gevraagd de daadwerkelijke projectprestaties –voor zover reeds mogelijk– te beoordelen. Liep alles vlekkeloos of zijn er bijvoorbeeld al vertragingen of meerkosten ontstaan? Blijkt het contractmodel achteraf te passen? Kan men adequaat omgaan met de diverse, onvermijdelijke dynamiek? Met andere woorden: hoe pakt het project achteraf in de praktijk uit? Ook hieruit kwam een matige score voort: 51% bleek slechts groen. Met andere woorden: in de helft van de gevallen presteert het project minder dan waarop was gerekend.

Niet op orde

Hoewel de conclusies van hierboven wellicht een beetje een ‘kort door de bocht weergave’ zijn, is het feit dat projectprestaties doorgaans achterblijven geen groot nieuws: er wordt al jaren gesproken van faalkosten van ca. 10% in de bouw. Bij ICT-projecten zijn deze cijfers overigens nog hoger. Opvallend blijkt wel dat men als opdrachtgever doorgaans behoorlijk tevreden is met de manier waarop de interne organisatie is ingericht, de wijze waarop de opdrachtverstrekking is gegaan, de keuze van contractmodellen, etc. Op basis van het tweede deel van het onderzoek, stelt PPS Netwerk Nederland echter dat die score over het eigen functioneren te flatteus is. Als de uitkomst van een project namelijk laat zien dat het meer kostte, langer duurde en dat er minder mogelijk was (of combinatie daarvan), kun je immers alleen maar tot de conclusie komen dat de interne procedures e.d. juist niet op orde waren (en waarschijnlijk nog steeds niet zijn)!

Meer informatie?

Bent u benieuwd naar de detailresultaten van het onderzoek en wilt u ook een eind maken aan papieren schijnzekerheden? Neem contact met ons op: tel. 030-3039760, info@ppsnetwerk.nl.

Lees ook: