Het succes van geïntegreerde contracten: Waar zit de crux?

|

Verifiëren, Valideren, Audits, Kwaliteitsborging, Procesafspraken. Dit is de taal van de ervaren contractmanager die moet bewaken of de opdrachtnemer zich aan de afspraken uit het…

Verifiëren, Valideren, Audits, Kwaliteitsborging, Procesafspraken. Dit is de taal van de ervaren contractmanager die moet bewaken of de opdrachtnemer zich aan de afspraken uit het contract houdt. ‘Het komt goed. We hebben 100 jaar ervaring met bouwen. LEAN. De planning halen’. En: de opdrachtnemer schrikt ’s nachts wakker van nog een extra verificatieronde.

Elkaar leren begrijpen
Voor beide invalshoeken valt iets te zeggen. De opdrachtgever wil graag de zekerheid dat hij krijgt wat hem beloofd is. Dit leidt vaak tot een werkwijze aan de kant van de opdrachtgever die steeds controlerender wordt naarmate de eindstreep dichterbij komt. Zeker als de opdrachtnemer zich naar de zin van de opdrachtgever te weinig transparant opstelt. Is dat de bedoeling van UAV GC? Nee, maar het gebeurt wel.

De opdrachtnemer probeert op zijn beurt risico’s in zijn interne processen zoveel mogelijk te vermijden, zeker als er scherp is ingeschreven. Het heeft dan geen prioriteit om tijd en energie te steken in stapels papier en communicatie met stakeholders van de opdrachtgever. Is dit de bedoeling van UAV GC? Nee, maar het gebeurt wel.

Het is logisch dat het team van de opdrachtgever en de opdrachtnemer tijd nodig hebben om elkaar goed te begrijpen. In de praktijk zijn er helaas legio voorbeelden van hoe het verschil in perceptie over prioriteit, kwaliteit en zekerheid het gehele uitvoeringsproces domineren.

Aan het eind van de rit komt het toch altijd weer goed (of bijna goed). Maar de weg ernaartoe was hobbelig en stroef, het proces had een stuk efficiënter en prettiger gekund. Deze eensgezindheid is het begin van een oplossing.

Hybride uitvoeringsvormen van UAV GC
De filosofie van UAV GC tijdens de uitvoering van het contract wordt bijna nooit 100% gevolgd. Er ontstaan allerlei hybride modellen, waarbij de opdrachtgever verregaande eisen stelt en de opdrachtnemer aan de opdrachtgever vraagt wat de technische oplossing moet zijn (terwijl dat nota bene zijn eigen expertise is). Dat is niet de bedoeling van UAV GC, maar het is wel begrijpelijk dat partijen een hybride model beginnen: je gaat samen pragmatisch opzoek naar de beste oplossing. Daar is niets mis mee, als maar duidelijk is bij wie de verantwoordelijkheden liggen. Daarmee worden t vervelende discussies bij de oplevering voorkomen. Want de vraag “wie is er eigenlijk verantwoordelijk voor het falende eindproduct?” komt nog te vaak voor en leidt ertoe dat accommodaties soms pas jaren na ingebruikname door de opdrachtgever worden geaccepteerd. Over faalkosten gesproken…

Oplossing:
De crux zit ‘m niet in het contractmanagement, maar in de definitie- en aanbestedingsfase, helemaal vooraan in het project. De oplossing bij de opdrachtnemer ligt in het ontwikkelen van competenties bij het team dat de opdracht gaat uitvoeren. Leer het team de vraag van de klant te doorgronden en daar een aanbod op te maken. Bijvoorbeeld via de filosofie van Best Value. Veelal zie je dat speciale tendermanagers die de aanbiedingsfase trekken, een team om zich heen verzamelen die vervolgens bij de uitvoering van de opdracht worden ingewisseld voor het ‘projectteam’ met totaal andere personen. Voordat deze personen de vraag van de klant ook begrijpen, ben je een half jaar verder.

De oplossing bij de opdrachtgever wordt bepaald door de keuze van contractvorm en aanbestedingsprocedure. Teveel opdrachtgevers kiezen een UAV GC Contractvorm en schrijven een hele batterij eisen voor en dragen soms zelfs oplossingen aan. Hiermee is het hybride model feitelijk al gestart voordat de opdracht begint. De opdrachtnemer gaat vervolgens proberen – en dit past precies in zijn traditionele rol – om de opdrachtgever te vragen welke oplossing acceptabel is. Hiermee zorgen vele opdrachtgevers er zelf ook voor dat ze worden teleurgesteld door de werkwijze van opdrachtnemers. Een vijftal principes kunnen hier verandering in aanbrengen:

  • Bepaal eerst je gewenste rol als opdrachtgever en de wijze waarop je wil samenwerken met de markt, kies daar de meest geschikt contractvorm bij (en niet andersom!)
  • Stel een realistisch budget of vraagspecificatie vast om te voorkomen dat marktpartijen teveel beloftes moeten doen om de opdracht te winnen die ze daarna niet waarmaken
  • Maak een heldere samenwerkingsparagraaf in de aanbestedingsstukken en geef aandacht aan het belang van continuïteit in het team van de opdrachtnemers
  • Ruim tijd in de aanbestedingsprocedure in om dit met gegadigde partijen te bespreken
  • Stel contractmanagement in, maar investeer ook in een integrale kick-off en evaluaties met de opdrachtnemer om de verwachtingen over elkaars gedrag goed te stroomlijnen.

Dit artikel is een bijdrage geschreven door Arjen Jansen (adviseur en projectmanager bij Procap)

BouwRegieNetwerk.nl, 21 oktober 2016