Hoe een data-gedreven strategie uitrollen

| | |

In gesprek met Jos Boon, beleidsadviseur huisvesting bij SPO Utrecht, over zijn visie op een data-gedreven vastgoedstrategie in het beheer en exploitatie van het bestaande vastgoed.…

In gesprek met Jos Boon, beleidsadviseur huisvesting bij SPO Utrecht, over zijn visie op een data-gedreven vastgoedstrategie in het beheer en exploitatie van het bestaande vastgoed.

Ruimte bieden aan de ontwikkeling en ambities van leerlingen in een snel veranderende samenleving. Dat is waar veel scholen zich voor inzetten. Maar de onderwijssector kampt met een grootschalige opgave: gebouwen vragen om grootscheeps onderhoud en renovatie, de match tussen vastgoed, veranderende leerlingenaantallen en ontwikkelingen als gepersonaliseerd leren vereisen de nodige vernieuwing. Ook op het gebied van duurzaamheid en binnenklimaat valt nog veel winst te behalen. Kortom, de sector moet aan de slag om de transitie te realiseren naar een leer- en werkomgeving die voldoet aan de eisen van leerlingen en docenten, nu èn in de toekomst. Maar de oplossingen van gisteren bieden geen soelaas meer voor de uitdagingen van vandaag. Dit roept vragen op over hoe de sector kan vernieuwen om ambities waar te maken en leerlingen en medewerkers passende (ontwikkel)ruimte te bieden opdat ze elke dag het beste uit zichzelf kunnen halen.

Over deze vragen – en meer – gingen wij in gesprek met Jos Boon, beleidsadviseur huisvesting bij SPO Utrecht. Als onderdeel van het strategisch team is Jos samen met Rob van der

Hoe een data-gedreven strategie uitrollen - Jos Boon SPO_MG_2093 (Large)
Jos Boon

 Westen onder meer verantwoordelijk voor de vastgoed- en huisvestingsstrategie van de organisatie. Waar Rob zich meer richt op de puzzel onderwijshuisvesting in de stad Utrecht samen met de gemeente, legt Jos de nadruk op het beheer en exploitatie van het bestaande vastgoed. Wat is zijn visie op duurzame onderwijshuisvesting? Wat moet worden verbeterd en waar liggen (onbenutte) kansen? Hoe draagt een data-gedreven aanpak bij tot een betere benutting van ruimte en middelen?

Jos, voordat we in de diep in de materie duiken: kun je ons even meenemen in hoe de rollen rondom huisvesting geborgd zijn binnen SPO, schooldirecteuren versus het bestuur?

“In basis gaat het om de scholen, niet om het bestuur. Door de scholen bestaat het bestuur, dus wij stellen ons ook vooral ten dienste op van het primaire proces, de focus is op de leerlingen. In de praktijk zie je dat terug in de autonomie die schooldirecteuren bij de SPO Utrecht hebben op dit vraagstuk. Bij de SPO Utrecht zijn heel veel zaken direct belegd bij de directeuren zelf, zonder tussenkomst van het bestuur. Bijvoorbeeld: als er een storing of calamiteit is (zoals het uitvallen van een ventilatie- of verwarmingssysteem) belt men zelf een installateur.”

Hoe creëer je een evenwichtige rolverdeling waarbij duidelijkheid is over wat je vanuit het collectief doet (dus vanuit het bestuur organiseert) en wat de school zelf op zich neemt?

Voorheen liep dat door elkaar heen en was die lijn relatief flexibel en dat leidde in bepaalde gevallen tot te veel willekeur. Natuurlijk is geen enkele school hetzelfde, maar dat neemt niet weg dat je ze gelijk moet behandelen. Dat betekent dus bijvoorbeeld dat als je voor ‘school A’ het dakonderhoud organiseert, je dat op dezelfde wijze inricht voor ‘school B’. Omdat hierover voorheen geen harde afspraken waren, zag je dat bij ‘school A’ het dakonderhoud op de schoolbegroting stond en bij ‘school B’ op de begroting van het collectief.  Daar moet je bij grotere portefeuilles wel één lijn in hebben.

Uiteraard zal er altijd een marge zijn voor maatwerk, maar de grote lijnen moeten wel op hetzelfdegedachtegoed gebaseerd zijn.

Daarom proberen we dat nu beter te stroomlijnen met een goede demarcatie en het maken van de juiste en heldere afspraken. Uit ervaring weet ik, dat dit transities zijn die een lange adem nodig hebben. Daar hebben we als organisatie minstens twee jaar voor nodig, om deze denk- en werkwijze werkelijk te laten landen. Tot mijn genoegen zie ik ook dat we daar steeds meer de vruchten van beginnen te plukken.”

Als je het hebt over beheer en onderhoud van gebouwen (ook bij nieuwbouw) is het woord ‘data’ niet meer weg te denken. Daardoor is er ook een soort ‘data-verzamelwoede’ ontstaan. Maar data hebben en daar optimaal gebruik van maken zijn twee heel andere zaken. Voor het benutten van data moet je veelal als organisatie een andere slag maken. Hoe gaat SPO Utrecht om met dit vraagstuk? 

“Uiteraard ontkomen ook wij hier niet aan en dat is alleen maar mooi want “meten is weten”. En dit principe geldt voor veel toepassingen binnen de organisatie, we zijn tenslotte een school. Maar vooral op het energie- en klimaatvraagstuk kun je niet meer anders dan meten om werkelijk inzicht te krijgen in verbruik en kosten, maar vooral ook om te bepalen waar er kansen zijn voor verbetering. Zowel voor de regeltechniek als voor onze zonnepalen hebben wij externe partners die de werking en status van de systemen monitoren met als doel: het realiseren van energiebesparingen. Maar zoals je al stelde, data hebben is wat anders dan de waarde daarvan benutten, dus we hebben daar nog werk te verzetten.”

Kun je ons daar meer over vertellen? Wat is bijvoorbeeld ingewikkeld?

“Waar wij bijvoorbeeld tegenaan lopen zijn vragen over het werkelijk energieverbruik van bepaalde gebouwen. Bijvoorbeeld, een inspecteur van de gemeente wil weten of een schoolgebouw werkelijk energiezuinig is en wij voldaan hebben aan de erkende maatregelen die binnen vijf jaar terugverdiend worden. Daarvoor moet je het energieverbruik terugkoppelen. En daaruit kwam het inzicht dat ik voor dit soort gegevens altijd eerst naar de afdeling financiën moet om facturen op te vragen. Wat ook ingewikkeld is bij energie, is het type aansluiting. Bij elektra heb je klein- en grootverbruik. Bij grootverbruik heb je weer apart meetdiensten in een vrije markt. Voor SPO Utrecht betekent het dat we voor iedere school met verschillende meetdiensten te maken hebben, die onderling niet met elkaar communiceren. Ook de ‘verslimming’ van energiemeters loopt stroperig. Het is dus lastig om met die data de output inzichtelijk te krijgen, dat is inefficiënt.”

“Dat soort zaken moet zodanig geautomatiseerd zijn dat je met één druk op de knop de benodigde data op tafel hebt zodat je de verstaalslag kunt maken tussen data, informatie en besluitvorming.”

Waardoor verloopt dit zo ‘stroperig’?

“Het personeelstekort van de netbeheerders is één van de oorzaken. Als ik daar een aanvraag indien kan het zomaar driekwart jaar duren voordat het doorgezet wordt. Een ander ding is, dat sommige scholen een slimme meter dàchten te hebben – terwijl dat in de praktijk niet het geval is. En uiteraard het ontbreken van die onderlinge communicatie tussen systemen is een enorm hoofdpijndossier.”

Dus als organisatie wil je met data aan de slag om meer inzicht te krijgen in je processen om vanuit die kennis ‘slimmere’ besluiten te nemen rondom de inzet van middelen, maar voordat je echt een stap verder bent moet je eerst veelvuldig in gesprek met netbeheerders en energieleveranciers. Dat klinkt als een kostbare en tijdrovende onderneming. Niet iedere school kan dat opbrengen. Is dat een taak die het bestuur op zich neemt?

“Ja, om al die informatie inzichtelijk te krijgen voor de achtendertig scholen met vijfenveertig gebouwen ben je zomaar een aantal jaren verder. Dus hebben we dat centraal georganiseerd. Om verdere verspilling te voorkomen kijken we daarbij niet naar wat er ontbreekt (en waarom) – dat doet er niet meer toe. Uiteindelijk wil je richting de gewenste eindsituatie bewegen. Dus in plaats van te wroeten in het verleden, investeren we onze tijd en middelen meteen in de gewenste definitieve oplossing.

Terugkomend op het eerdergenoemde voorbeeld van de schooldirecteur die bij een storing zelf contact opneemt met de installateur: dat kan leiden tot conflicterende prestatieverwachtingen bij de installateur als de eisen van de opdrachtgever (SPO Utrecht) en de wensen van de gebruiker (de school) niet overeenkomen. Een voorbeeld hiervan is onze samenwerking met Hero Balancer voor ons gebouwenbeheersysteem, wat ooit gestart is om energie op scholen te besparen. Dit systeem stuurt op energiebesparing, terwijl de school de temperatuur te laag vindt en de installateur belt om dit op te lossen.

Dit vraagt om een nauwe communicatie, samenwerking, maar ook om een duidelijke lijn vanuit ons als opdrachtgever. Conclusie in dit voorbeeld was dat er twee kapiteins op één schip zaten. Dat hebben we opgelost door het gebouwenbeheersysteem onder de installateur te plaatsen.

Het kunnen benutten van kansen van een data-gedreven aanpak vraagt dus om een verregaande synchronisatie tussen zowel systemen onderling als van de mensen binnen de organisatie? Hoe organiseer je dat?

“Absoluut. Als de systemen en/of mensen onderling niet communiceren kom je niet af van die inefficiëntie. Om die onderlinge communicatie te faciliteren organiseer ik gesprekken tussen stakeholders om te komen tot een gedragen gezamenlijke oplossing. Daarnaast geven wij nu meer inhoudelijke opdrachten. Dat is, bezien vanuit strategisch perspectief, wellicht te veel op detailniveau communiceren maar als we dat niet doen blijven zaken elkaar tegenwerken. Als later duidelijk is bij alle partners en contractanten dat er aandacht is op dit niveau, gaat men hier ook op voorsorteren en beter nadenken. Resultaat hiervan is dat ik later ook minder de inhoud in hoef.”

Mijn tip aan collegae en geallieerde partijen is, dat er binnen de organisatie op strategisch niveau aandacht moet zijn voor dit soort inhoudelijke zaken. En dat betekent dat je iemand verantwoordelijk moet maken voor die rol die zowel op een bestuurlijk als op een technisch inhoudelijk niveau een goede gesprekspartner is.”

Workshop onderwijsgebouwen: gezonder en duurzamer door data

In samenwerking met PPS Netwerk Nederland is Jos Boon spreker tijdens de Workshop onderwijsgebouwen: gezonder en duurzamer door data op 16 februari 2023 bij SPO Utrecht.

Hierbij gaan zij in op de nieuwe strategische en technologische ontwikkelingen rondom het creëren van slimme onderwijsgebouwen. Ook krijgt u aan de hand van praktijkcases inzicht in wat deze gebouwen vergen van uw organisatie, de impact die het heeft op uw vastgoedstrategieën, risicoallocatie en primaire processen.

Meer informatie over het programma en aanmelding vindt u hier >>

Meer weten naar aanleiding van dit artikel? Uw overige vragen en opmerkingen kunt u richten aan secretariaat@ppsnetwerk.nl