Hoe vastgoedplan koppelen aan bestuurlijk besluit

| | |

Interview met Ray Klumpert, Manager Onderhoud en Huisvesting bij TU Twente, over de (onbenutte) kansen op weg naar ‘future proof’ huisvesting voor het onderwijs De…

Interview met Ray Klumpert, Manager Onderhoud en Huisvesting bij TU Twente, over de (onbenutte) kansen op weg naar ‘future proof’ huisvesting voor het onderwijs

De onderwijssector kampt met een grootschalige vervangingsopgave. Er is sprake van achterstallig onderhoud en de match tussen vastgoed, veranderende leerlingenaantallen en onderwijstrends (blended leertrajecten, gepersonaliseerd leren, hybride onderwijs en online didactiek) blijft lastig te managen. Ook op het gebied van duurzaamheid en binnenklimaat valt er nog veel winst te behalen. Dit roept vragen op over de kwaliteit en optimale inrichting en benutting van schoolgebouwen. In deze interviewreeks leggen wij dit vraagstuk voor aan de deelnemers aan de inspiratietafel ‘Future Proof Onderwijs’. Eén van hen is Ray Klumpert, Manager Onderhoud en Huisvesting bij TU Twente. Wat is zijn visie op duurzame onderwijshuisvesting? En waar liggen (onbenutte) kansen op weg naar ‘future proof’ huisvesting voor het onderwijs’?

In 1995 heeft het Rijk het eigendom van het universitair vastgoed overgedragen aan de universiteiten. Net als andere universiteiten, kregen jullie beschikking over het vastgoed. Wat was de impact van deze overdracht op de manier waarop jullie met huisvestigingsvraagstukken omgingen?

planvorming en het bestuurlijke besluitproces moeten nauw op elkaar aansluiten
Ray Klumpert

“In beginsel vonden universiteiten de overdracht een goede ontwikkeling want ze konden vanaf dat moment zelfstandig beslissen over de aankoop, verkoop, renovatie en nieuwbouw van hun vastgoed. Maar het ministerie had hieraan geen afschrijffonds gekoppeld. En omdat we lange tijd weinig gedaan hadden aan ons vastgoed kampten we ‘ineens’ met verouderd vastgoed. Hiermee kwam het besef dat we voortaan als een commerciële organisatie met ons vastgoed om moesten springen. Het heeft minstens vijf jaar geduurd voordat we hiervoor een nieuwe werkwijze hadden geadopteerd. Bijvoorbeeld, we zijn ons vastgoed tegen relatief commerciële tarieven door gaan belasten aan de faculteiten en andere diensten. Met de inkomsten die we hieruit genereerden is het vastgoed vernieuwd en verbeterd. Die doorbelasting, in fases ingevoerd, ging ten koste van middelen voor onderwijs en onderzoek.”

“Het heeft minstens vijf jaar geduurd voordat we hiervoor een nieuwe werkwijze hadden geadopteerd.”

Wat is de impact van de toenemende digitalisering op jullie vastgoedportefeuille?

“Er is een trend geweest om te verkondigen dat we als universiteit steeds minder vastgoed nodig zouden hebben, men voorspelde een onderwijssysteem dat grotendeels digitaal zou verlopen. Inmiddels is het tegendeel waar gebleken: vanwege de aard van studentenhuisvesting vinden thuis vooral sociale bedrijvigheden plaats. Voor studie gerelateerde activiteiten gaat de student bij voorkeur naar de campus, daar hebben ze de benodigde rust om te studeren. Grote hoorcolleges zullen – denk ik – steeds vaker digitaal plaatsvinden. Maar kleinschalig onderwijs, waarbij veel interactie gewenst is, zal op de campus blijven. Daarom bouwen wij minder grote collegezalen en investeren we juist meer in het creëren van ruimte om zelfstandig of in groepsverband te studeren op de campus. ”

Mede door het rap tempo van veranderingen, waaronder die digitalisering, wordt flexibiliteit in het onderwijs steeds belangrijker. Hoe gaan jullie om met de noodzaak om door de veranderingen plannen te herzien?

“In 2012 hadden we de grote vernieuwing na de overdracht gerealiseerd. Men had toen de overtuiging de vastgoedopgave langdurig te hebben geëffectueerd, er is daarna dus geen nieuw vastgoedplan- en strategie ontwikkeld. Maar zoals we weten: universiteiten zijn continue in beweging, we zijn nooit klaar. In 2014 stelde onze collegevoorzitter vernieuwingen voor, waarvoor er specifieke plannen zijn gemaakt, maar een plan voor structurele renovatie kwam er niet. Zo werkten we in 2016 nog met huisvestigingsplannen gemaakt in 2009. Totdat er op een gegeven moment de kosten van een renovatiebouwproject disproportioneel buiten de budgettaire kaders vielen omdat er onvoldoende overzicht was over de totale omvang van de opgave. Als gevolg hiervan hebben we het bouwproject, dat zich midden in de ontwerpfase bevond, volledig stilgelegd. Een situatie die ons als organisatie meer dan ooit genoodzaakt heeft om met lange termijnplannen te gaan werken. Voordat het college een besluit nam over het vervolg van het project hebben we eerst een plan gemaakt waarin we lieten zien hoe het project binnen de randvoorwaarden van de universiteit paste. Deze werkwijze, plannen maken die als onderlegger dienen voor bijsturing, hebben we sindsdien toegepast op alle projecten.”

“Een situatie die ons als organisatie meer dan ooit genoodzaakt heeft om met lange termijnplannen te gaan werken.”

In dit voorbeeld hebben jullie aan de handrem moeten trekken terwijl de trein al rijdend was. Hoe hebben jullie de wijze waarop plannen worden gemaakt verbeterd om dit soort abrupte onderbreking te voorkomen?

“We hebben een visie ontwikkeld op hoe we onze keuzes flexibeler kunnen maken door ieder vier jaar lange termijnhuisvestingsplannen op te stellen en tien jaar vooruit te blikken. Daarvoor halen we intern inzichten op over de richting die onderwijsverantwoordelijken willen volgen, dat geldt eveneens voor degenen belast met onderzoeken en laboratoria. Daarbij houden we vooral rekening met de ontwikkelingen rondom studentenaantallen en financiële parameters om zo onze draagkracht vast te stellen. Daaruit vloeit een vastgoedstrategie voor tien jaar voort die met name gericht is op de renovatie en onderhoud van bestaand vastgoed en het faciliteren van nieuwe initiatieven. Dit schept een mooi kader voor onze huisvestigingsplannen dat telkens omgezet wordt in jaarplannen waarin we vijf jaar vooruitkijken.”

Goed vastgoedmanagement vraagt ook om een continue uitwisseling van informatie tussen organisatieniveaus. Hoe is dit binnen de TU Twente georganiseerd?

“Ons iteratief proces van plannen maken vraagt veel van onze capaciteit. Zo hebben wij iemand voltijd verantwoordelijk gemaakt voor het doorlopend ophalen van kennis, informatie, ontwikkelingen en behoeftes binnen de organisatie bij verschillende stakeholders. Zo zijn we beter op de hoogte van wat er leeft en wat de universiteit wil richting de toekomst. Vervolgens is er een programmateam, bemand door mensen van de afdeling vastgoed, financiën, strategie- en beleid, dat met de opgehaalde inzichten de bestuurlijke voorbereiding treft voor de stuurgroep vastgoed. Uit die stuurgroep komen  concrete voorstellen over de te varen route. Die voorstellen worden voorgelegd aan het college van bestuur dat een besluit neemt. Afhankelijk van de financiële consequenties worden universiteitsraad en raad van toezicht betrokken.  Een werkwijze die ervoor zorgt dat onze planvorming en het bestuurlijke besluitproces nauw op elkaar aansluiten.”

Wat is de concrete upside van deze aanpak?

“We blijven ons natuurlijk altijd zorgen maken over onze capaciteit om het bestaande vastgoed op peil te houden. Vooral omdat er substantiële middelen nodig zijn om te verduurzamen. Zo’n langtermijn huisvestingsplan helpt ons het financiële kader te overzien. Aan de hand van dit gedachtegoed hebben we een routekaart gemaakt voor de verduurzaming van het vastgoed. We hebben per gebouw onderzoek gedaan naar de beschikbare technische mogelijkheden (o.a. warmtepompen, stadsverwarming, isolatie, etc.) om te verduurzamen. Vervolgens hebben we de CO2-reductie uitgerekend in relatie tot de financiële investering. Daaruit is de routekaart ontstaan met een aantal ijkpunten: in 2030 willen we, volgens het Klimaatakkoord, 49% CO2-reductie realiseren ten opzichte van 1990 en 98% in 2050. Op basis hiervan hebben we een financiële begroting gemaakt voor de financiering van de benodigde maatregelen om de ambities te realiseren. Met een langtermijn vastgoedplan heb je inzicht in je financiële draagkracht en op basis daarvan kun je intern en extern gefundeerde keuzes maken en besturen.”

“Met een langtermijn vastgoedplan heb je inzicht in je financiële draagkracht en op basis daarvan kun je intern en extern gefundeerde keuzes maken en besturen.”

Uitgelichte activiteiten bij dit thema

PPS Netwerk Nederland organiseert regelmatig initiatieven rondom de thema’s vraagarticulatie, contractmodellen, selectie, projectrealisatie en exploitatie met intervisies, onderzoek, opleidingen, seminars, data voor ca. 20.000 professionals in de bouw, zorg, ICT, verduurzaming, infrastructuur en mobiliteit. Informeer naar de mogelijkheden via secretariaat@ppsnetwerk.nl / 030 – 30 39 760. Of blijf op de hoogte en meld u aan via dit formulier >>  of meld u aan voor de onderstaande events:

Masterclass Gebiedsontwikkeling: Durf te dromen!

In gebiedsontwikkeling kom je vele partijen tegen. Vaak hebben die stakeholders een beperkte blik en wordt samenwerken daardoor ingewikkeld terwijl een goede samenwerking uiteindelijk juist de jeu voor het gehele plan is. Wil je die samenwerking goed organiseren, meld u dan aan voor masterclass Gebiedsontwikkeling: Durf te Dromen.

Wat leer je? Deze masterclass leert je hoe een ‘droge samenwerking’ jeu kan krijgen waardoor deze ook in dynamische omgevingen overeind blijft. Hoe je die grote droom dus als bindmiddel voor langjarige samenwerking tussen een groot aantal partijen kunt inzetten. Je werkt met een diverse groep. Je kunt desgewenst je eigen project daarbij inbrengen/voorleggen.

Programma en aanmelden >> 

Inspiratietafel ‘Future Proof Onderwijs’

PPS Netwerk Nederland is gevraagd de Inspiratietafel ‘Future Proof Onderwijs’ op te zetten opdat omdenkers (opdrachtgevers, opdrachtnemers, stakeholders, themaexperts, adviseurs) actief strategische kennis en praktijkervaringen met elkaar kunnen uitwisselen en elkaar inspireren om te komen tot het beste plan voor een duurzaam en toekomstbestendig onderwijssysteem.

Lees meer over deze inspiratietafel >>