Integrale contractvormen op decentraal niveau: “We zien een stijgende lijn maar ook nog veel onbenut potentieel”

| |

Decentrale overheden kiezen steeds vaker voor integrale contracten (DB, DBM etc.) voor hun bouw- en onderhoudsopgaven. We zien de laatste jaren een duidelijke stijging op…

Decentrale overheden kiezen steeds vaker voor integrale contracten (DB, DBM etc.) voor hun bouw- en onderhoudsopgaven. We zien de laatste jaren een duidelijke stijging op decentraal niveau maar ook nog veel onbenut potentieel.

PPS Netwerk Nederland en ESCoNetwerk vroegen Harold Hinfelaar (partner bij adviesbureau OPPS) naar de laatste ontwikkelingen van integrale contractvormen op decentraal niveau, de geleerde lessen en welke do’s en dont’s hij wil meegeven aan regionale opdrachtgevers die deze contractvormen willen gaan toepassen.

“Het is inmiddels een cliché, maar de reden dat deze contractvorm nog geen ‘business as usual’ is, is toch de relatieve onbekendheid bij veel gemeenten. Daarnaast is de vermeende complexiteit en het gevoel ‘nog niet klaar zijn’ voor een langjarige samenwerking met de markt veelgenoemde argumenten.

Dat terwijl integrale contracten zich beter lenen om regionale bouwopgaven met meer kwaliteit, duurzaamheid en flexibiliteit te realiseren over een langjarige periode, dan traditionele contracten. Tevens worden in geïntegreerde contracten zogenaamde prestatie-prikkels opgenomen om er voor te zorgen dat de afspraken, die door de opdrachtgever zijn vastgelegd in een Functioneel Programma van Eisen, ook daadwerkelijk door de opdrachtnemer worden nagekomen. Dat geeft enorme grip op het project en het contract. We zien inmiddels wel een stijging van integrale contracten op decentraal niveau bij bouw- en renovatieopgaven zoals bij scholen, zorginstellingen, gemeentehuizen, sportaccommodaties en zwembaden, cultuurcentra en allerlei multifunctionele accommodaties. Maar er ligt nog veel onbenut potentieel”.

Waar lopen regionale opdrachtgevers tegen aan in de voorbereiding?

“In mijn ogen worstelen veel opdrachtgevers met aspecten en vragen zoals:

  • De (langere) intensievere aanbestedingsfase
  • Het denken in een functioneel Programma van Eisen i.p.v. een bestek
  • De hogere investeringskosten aan de voorkant
  • Doorlopende contracten met leveranciers
  • Moet ik alle taken en risico’s wegzetten bij de markt?
  • Hoe flexibel is een geïntegreerd contract eigenlijk?
  • Kan ik tussentijds nog afspraken wijzigen?
  • Zit ik gedurende het contract aan 1 partij vast?”

Zijn bovenstaande punten in jouw ogen terechte ‘show-stoppers’?

“Nee. Dit heeft wederom te maken met een stukje onbekendheid en de mindset om te denken in waarom het niet kan in plaats van hoe het wel kan. Het denken in integraliteit dwingt je aan de voorkant om over bovenstaande punten heel diep na te denken en dat helpt uiteindelijk met het maken van een goed plan”.

Welke geleerde lessen wil jij meegeven aan regionale opdrachtgevers die overwegen integrale contracten te gaan inzetten?

1) “Zorg dat je een visie hebt op je huisvestingsopgave op de lange termijn. Betrek hierbij de relevante stakeholders en formuleer daarbij heldere en realistische (duurzaamheids)doelstellingen en ambities. De ValueCase-methodiek is hier uitermate geschikt voor. Het is een businesscase ‘plus’ die bestaat uit drie stappen, namelijk inspiratie, indicatie en calculatie en uitgaat van meer dan kosten alleen (zoals opbrengsten, stijging productiviteit). Wanneer je deze drie stappen doorloopt ontstaat er een gemeenschappelijke ambitie over de huisvesting, die breed gedragen wordt en die als uitgangspunt dient voor je vraag aan de markt. Wanneer de ValueCase is doorlopen, kan op basis van de uitkomsten een ‘uitdagende uitvraag’ worden geformuleerd. Deze uitvraag biedt meer ruimte voor een innovatief aanbestedingsproces, waar de markt de ruimte krijgt om te innoveren en betere oplossingen aan te bieden.

2) Ga met marktpartijen in gesprek d.m.v. een marktconsultatie om na te gaan wat de (on)mogelijkheden, kansen, risico’s en haalbaarheid is van de opgave. Focus daarbij zoveel mogelijk in oplossingen i.p.v. problemen.

3) Focus niet alleen op de bouw maar met name op de fase na oplevering. Een optimale samenwerking tijdens de gebruiksfase is cruciaal voor het welslagen van het gehele project. Het draait uiteindelijk om de gebruikers van het gebouw, hun mate van comfort en tevredenheid.

4) Denk van te voren ook goed na hoe je de samenwerking met je samenwerkingspartner gaat inrichten. Een goede samenwerking is de succesfactor van integrale bouwopgaven. Samenwerken betekent ‘werken’, in elkaar verdiepen, transparent naar elkaar zijn (over bv doelstellingen en belangen) en helder communiceren.

5) Kies voor de contractvorm die het beste past bij uw opgave maar ook bij uw organisatie. Of dat nu een integraal contract is of een traditioneel contract. Een integraal contract op een traditionele manier managen is gedoemd te mislukken.”

ESCoNetwerk.nl, 11 januari 2016