Integrale samenwerking in Beheer en Onderhoud: wat is het belang en hoe manage ik dat als opdrachtgever en opdrachtnemer?

| | |

Organisaties beseffen steeds meer dat gebouwen en inrichting invloed hebben op de werksfeer, arbeidsproductiviteit en de beleving van medewerkers en klanten. Tegelijkertijd is er sprake…

Organisaties beseffen steeds meer dat gebouwen en inrichting invloed hebben op de werksfeer, arbeidsproductiviteit en de beleving van medewerkers en klanten. Tegelijkertijd is er sprake van terugloop in financiën, een groter takenpakket en de vraag naar meer duurzaamheid. Dit brengt nieuwe uitdagingen voor beheer en onderhoud met zich mee. De vraag is hoe kun je dit als opdrachtgever samen met je leveranciers het beste organiseren?

PPS Netwerk Nederland vroeg aan Debbie Dijkstra van Quadrance en Luc Pieters van ResetManagement waar de grootste kansen en obstakels liggen. Debbie en Luc zijn als docenten betrokken bij de tweedaagse praktijkopleiding ‘Integrale Samenwerking in Beheer en Onderhoud’ die op 17 en 29 november 2016 door de Academie voor Samenwerking wordt georganiseerd.

Waarom wordt integraal samenwerken in beheer en onderhoud steeds belangrijker?

Luc Pieters: “De tendens is dat steeds meer flexibiliteit en duurzaamheid gevraagd wordt bij de ontwikkeling en het gebruik van gebouwen. Dit stelt steeds hogere eisen aan gebouwmanagement en er dieper nagedacht over thema’s zoals kosten in relatie tot kwaliteit, variëteit in relatie tot flexibiliteit en het borgen van samenhang en integraliteit bij beheer en onderhoud.”

Debbie Dijkstra: “De opdrachtgever besteed steeds meer taken uit naar marktpartijen die dit beter kunnen organiseren en gaat als regie-organisatie terug naar de kern”.

Hoe geef je daar als opdrachtgever en opdrachtnemer invulling aan?

Luc Pieters: “Als regie-organisatie sturen opdrachtgevers steeds meer op beleidskaders en prestatiecriteria, waarbij de verantwoordelijkheid voor de uitvoering volledig bij één of meerdere leveranciers kom te liggen. Deze leveranciers sturen op de juiste condities, vakbekwaamheid en excellente uitvoering. Op de grensvlakken van elkaars dienstverlening komen ze elkaar tegen. Daar ligt dan ook de kans om de voordelen van integraal samenwerken te benutten”.

Debbie Dijkstra: “Door de juiste partijen erbij te betrekken en open en transparant te werk te gaan, creëer je een voedingsbodem van vertrouwen en loyaliteit. Creëer begrip voor elkaars belangen en geef daarna pas invulling aan inhoud”.

Wat maakt het lastig en wat zijn succesfactoren?

Luc Pieters: “Een eenzijdige oriëntatie op contractvoorwaarden en beoordeling leidt tot spanning in de onderlinge verhoudingen. Dat zet de zaak vast, waardoor samenwerking niet goed van de grond komt. Aanvullend op de contractafspraken ligt er een gezamenlijke opgave om invulling te geven aan flexibiliteit en continue verbetering en vernieuwing. Dit vraagt om duidelijke spelregels in de samenwerking. We noemen dat samen werken aan een ‘sociaal construct’”.

Debbie Dijkstra: “Belangen liggen niet altijd op één lijn, het fundament is niet altijd goed in de uitvraag of de uitwerking geborgd. Om succesvol samen te werken, is een gedegen transitieperiode nodig om de samenwerking in de dagelijkse praktijk vorm te geven”

Welke contractvormen passen hier bij?

Debbie Dijkstra: “De contractvorm is afhankelijk van verschillende factoren zoals organisatie, primaire processen, cultuur, de mate waarin risico’s worden verlegd, de wens van de gebruiker en de beschikbare middelen”.

Luc Pieters: “We zien wel een verschuiving van kortdurende inspanningscontracten naar langjarige prestatiecontracten, waarbij de sturing meer op ‘output en outcome’ gericht is. Daarbij is het belangrijk op gezamenlijk tot een goede set van indicatoren te komen om de kwaliteit en ontwikkeling te kunnen monitoren”.

Opleiding: Hoe manage ik als opdrachtnemer via integrale samenwerking het beheer en onderhoud van gebouwen? 17 en 29 november 2016 Zeist
De Academie voor Samenwerking organiseert op 17 en 29 november een ’2 daagse opleiding voor managers (opdrachtgevers en opdrachtnemers) die via integrale samenwerking het Beheer en Onderhoud van gebouwen beter willen organiseren’. Klik hier voor meer informatie en aanmelding.

PPS Netwerk Nederland, 24 oktober 2016