Maatwerk bij procedures en contracten geeft meer ruimte en betere projecten

| | |

In gesprek met Petra Heemskerk, partner/advocaat bij de sector vastgoed/bouw van CMS.

Petra Heemskerk deelt waardevolle inzichten over het belang van een proactieve benadering, waarbij de behoeften en vraagspecificatie centraal staan vóór het inkooptraject.

In deze podcastaflevering spreken we met Petra Heemskerk, die partner/advocaat is bij de praktijkgroep Podcast met Petra Heemskerk Real Estate & Construction van CMS. Zij begeleidt vele opdrachtgevers bij hun projecten in de vorm van aanbestedings-/selectieroutes en pleit voor maatwerk i.p.v. een overmaat aan standaardisatie. Elk project is immers anders en meer maatwerk leidt daarom uiteindelijk tot een beter proces met tevredener opdrachtgevers en opdrachtnemers en dus projecten met minder risico’s. Veel procedures leiden -ondanks alle goede bedoelingen- volgens haar niet zelden tot allerhande schijnzekerheden. Ook de angst om geen fouten te maken met aanbestedingswet/regelgeving leidt volgens haar vaak tot het niet optimaal benutten van allerhande ruimte die er wel degelijk is. Haar devies is daarom je te focussen op wat de bedoeling van je project is, dus stil te staan bij wat je wilt en wat er kan in plaats van onbedoeld te verzanden in een discussie over wat er allemaal niet kan.

Hoe maatwerk in de praktijk toepassen een gesprek tussen Harry Sterk en Petra Heemskerk:

Harry Sterk: “Zoals ik in mijn inleiding al zei, moeten alle betrokkenen partijen in een samenwerking zich houden aan de wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteding. Wij organiseren tal van initiatieven, waarop juristen afkomen die ingewikkelde wetsartikelen citeren en lange zinnen gebruiken om uit te leggen waarom bepaalde zaken niet mogelijk zijn. Wat is jouw kijk hierop? Ik bedoel, hoe ga je om met deze wet- en regelgeving? Is het echt zo beperkend, of hoe tackelen we dit?”

Petra Heemskerk: “Voorop staat dat naleving van wet- en regelgeving essentieel is. Echter, in de praktijk zie je vaak dat de interpretatie van deze regels beperkend kan zijn, waardoor het al snel als bedreigend wordt ervaren en de uitvoering van gewenste projecten in de weg kan staan. In mijn ervaring is dit vaak angst-gedreven.

Mensen begrijpen niet altijd precies hoe het zit en hebben de neiging om vanuit onzekerheid veel zaken te beperken of te beveiligen, of te kiezen voor een bekende route uit het verleden voor meer houvast over wat wel en niet mag en hoe ze zaken moeten aanpakken.”

Harry Sterk: “Het is dus eigenlijk een overmatige voorzichtigheid?”

 Petra Heemskerk: “Ja, het is overmatige voorzichtigheid, vaak ingegeven door onzekerheid. En deze neiging neemt vaak toe naarmate een organisatie groter is of meer politiek gedreven is, omdat het dan ook riskanter wordt om verantwoordelijkheid te nemen. Wanneer je iets nieuws probeert of iets wat nog niet eerder is gedaan, word je meer geconfronteerd met de vraag of die nieuwe aanpak wel is toegestaan. Je kunt dan niet terugvallen op wat anderen in de organisatie misschien al eens eerder hebben gedaan.

Het vereist zelfstandig denken en handelen, wat natuurlijk spannender is omdat je dan meer blootgesteld wordt aan mogelijke tegenwind. Dus dit vormt vaak een drempel om dingen anders te doen dan ze eigenlijk zouden willen.


Harry Sterk:
“Nou, om dingen niet te doen zoals ze eigenlijk bedoeld zouden zijn of zoals ze zouden kunnen zijn?”

Petra Heemskerk: Ja, vooral dat laatste. De gedachte hierachter is: “Laten we het maar niet op een manier proberen die nog niet eerder is geprobeerd. Dan doen we het in ieder geval niet fout.

En dat gedrag, die keuze om het op dezelfde manier te doen als in het verleden, leidt gek genoeg tot een te grote nadruk op regels en wetgeving. Als je bang bent om fouten te maken, ga je je sterk richten op de vraag wanneer je iets fout doet en waar precies de grenzen liggen. Binnen de lijntjes blijven is verstandig en noodzakelijk, maar er is nu vaak een overmatige focus op deze regels…”

Harry Sterk: “Dus stel Petra, morgen ben jij de grote directrice van de gemeente “X” met een groot project. Wat zou jij anders doen?”

Petra Heemskerk: “Nou, ik zou in ieder geval mijn juristen wat later aan tafel zetten. Dus ik zou geneigd zijn eerst na te denken over de vraag: wat wil ik eigenlijk? Wat heb ik nodig? Wat wordt mijn vraag aan de markt? Wat is mijn behoefte?

En dat is een tweede valkuil die je vaak tegenkomt. Niet alleen een over-focus op de juridische werkelijkheid, maar ook een te sterke focus op het inkooptraject. Dus in plaats van je af te vragen wat je nodig hebt en hoe het best in die behoefte kan worden voorzien, wordt die vraag eigenlijk al vrij snel beantwoord en gaat het meteen over de inkoopprocedures.

Hierdoor komt er al vroeg veel nadruk te liggen op het inkoopproces, terwijl je in de voorfase juist langer zou moeten stilstaan bij de vragen zoals: welke problemen heb ik, wat is het vraagstuk, en wat is mijn opgave.”

Luister naar de volledige Aflevering

In deze podcastaflevering verkennen Harry Sterk (directeur Instituut voor Samenwerking) en Petra Heemskerk de valkuilen van over-voorzichtigheid en te veel focus op juridische aspecten in projectmanagement. Petra Heemskerk deelde waardevolle inzichten over het belang van een proactieve benadering, waarbij de behoeften en vraagspecificatie centraal staan vóór het inkooptraject. Wil je meer ontdekken over effectief samenwerken en het vermijden van valkuilen? Luister dan naar de volledige podcastaflevering via de onderstaande link (evt. via externe link).

Link naar podcastafleveringen >>
Gratis Expert Opinion 

Instituut voor Samenwerking speelt een actieve rol in het ondersteunen en faciliteren van projectpartners uit verschillende sectoren rondom de bovengenoemde vraagstukken. Met Expert Opinions bieden we projectexperts een vraagbaak waar ze 1-op-1 in gesprek kunnen gaan met andere projectexperts uit onze community. Dit stelt hen in staat snel antwoorden en inzichten te krijgen op allerhande vragen over samenwerking. Onze community bestaat uit een diverse groep professionals met uitgebreide ervaring en expertise op terreinen als: marktconsultatie en participatie, teamsamenstelling, de goede projectstart, contracteren (op partnerschap), conflicthantering, projectmonitoring incl. bijsturing/evaluatie.

Door gebruik te maken van Expert Opinion kunnen projectexperts hun voordeel halen uit deze rijke bron van kennis en inzichten, waardoor ze hun projecten effectiever kunnen ontwerpen, realiseren en exploiteren.

Wil je gebruikmaken van onze vraagbaak Expert Opinion en direct in contact komen met experts uit onze community? Neem voor meer informatie contact op via secretariaat@samenwerk.ing of klik op deze link voor informatieaanvraag >>