Risico’s reduceren met vertrouwen en controle

| | |

Dr. ir. Jasper Eshuis over het reduceren van risico’s bij het goed vermarkten van een complex project Wanneer je werkt aan een complex project, weet…

Dr. ir. Jasper Eshuis over het reduceren van risico’s bij het goed vermarkten van een complex project

Wanneer je werkt aan een complex project, weet je als geen ander dat een project in de markt zetten een grote klus kan zijn. De sleutel tot succes is dan een goede samenwerking. Maar wat is precies ‘een goede samenwerking’? Hierover ging PPS Netwerk Nederland in gesprek met dr. ir. Jasper Eshuis (universitair hoofddocent Bestuurskunde aan de Erasmus Universiteit Rotterdam). Hij vertelt over het breed inbedden van vertrouwen en loyaliteit, en zo tóch controle hebben tijdens samenwerkingen.

Hoe gaan de huidige complexe samenwerkingen meestal?

Eshuis: “De samenwerking in grote en complexe PPS projecten doen veel mensen grotendeels op intuïtie. Maar samenwerken kun je leren: je kunt competenties ontwikkelen en je kunt het systematisch aanpakken. Twee hele belangrijke dingen bij een samenwerking zijn vertrouwen en controle. Bij een langdurige samenwerking en een samenwerking waarbij grote belangen gemoeid zijn, wil je uiteraard een zekere controle hebben op je project en je samenwerkingspartner. Je investeert namelijk tijd, geld en mensen in die samenwerking. Tegelijkertijd is het zo, omdat het om langdurige samenwerkingen gaat, en daardoor steeds allerlei dingen veranderen, dat je niet alles kunt controleren: er gebeuren altijd onverwachte dingen. Dus alleen controle is niet genoeg: je moet de ander ook kunnen vertrouwen.”

Jasper Eshuis
Dr. ir. Jasper Eshuis

Hij vervolgt: “Wanneer je alles op controle zou baseren, wordt een samenwerking ook erg duur. Je moet dan namelijk gigantische contracten opstellen en de hele tijd de ander op de lip zitten. Maar, omdat het om zulke grote belangen gaat, wil je meer in handen hebben dan alleen vertrouwen. Gelukkig gaan vertrouwen en controle goed samen en kun je ze beide benutten bij een complexe samenwerking.”

Waarom is vertrouwen zo belangrijk?

“Ik heb tijdens mijn onderzoeken gezien dat men elkaar móét vertrouwen, omdat aan de voorkant van een project niet alles kan worden dichtgetimmerd. Zo kunnen er allemaal economische ontwikkelingen plaatsvinden tijdens een langdurig project, waardoor de opgestelde contracten, dus de controle kant, weer besproken moesten worden. Dat laat zien dat het soms noodzakelijk is om contracten aan te passen, en te beslissen dat je op de grond van de samenwerkingsrelatie eruit moet komen. Wat hierbij interessant is, is dat je ziet hoe men een contract gebruikt om vanuit daar een samenwerkingsrelatie op te bouwen.”

“Er zijn soms zulke grote belangen in het spel, dat het een heel groot bedrijfsrisico is als het mis zou gaan. Het is dan logisch dat je elkaar wilt controleren”

“Door samen in gesprek te gaan bij het opstellen van een contract over wat de verschillende wensen en belangen in een project zijn, laten samenwerkingspartners aan elkaar zien dat ze elkaars wensen horen, dat zij rekening houden met elkaar en dat zij goede bedoelingen hebben: dat wekt vertrouwen.”

Hoe kan een opdrachtgever controle over het project behouden, zonder dat de samenwerking met de opdrachtnemer daarmee een deuk oploopt?

“Cruciaal is dat opdrachtnemer en opdrachtgever het eens zijn over de manier van controleren: hoe gaan we de voortgang in het project monitoren? Wat contracteren we formeel, wat regelen we informeel? Welk type afspraken maken we (van herenakkoorden tot zwaar formele afspraken)? En wie gaat de controle en monitoring uitvoeren; is dat een derde of gebeurt dat intern? Deze afspraken moeten heel vroeg in het proces gemaakt worden, want als dit later pas opkomt kan dat als verkeerde controle en een gebrek aan vertrouwen ervaren worden. Als je vroegtijdig tegen elkaar kunt zeggen ‘ik zie dat niet zitten, dit kost te veel tijd, dit werkt niet’, kan daar op ingespeeld worden. Luisteren naar elkaar is de manier waarop dit kan: ‘waarom wil je dat niet, wat zou je tegenvoorstel zijn?’.

“Het proces van het opstellen van een contract kan worden gebruikt om elkaar te leren vertrouwen.”

Het is echt belangrijk er samen uit te komen, want als je er niet uitkomt zal dat bedrijf later ook niet gecontroleerd willen worden, check the box-achtig, ontwijkend gedrag vertonen en nooit het achterste van haar tong laten zien. Ik zie in heel veel EU-projecten de eindeloze hoeveelheid formulieren die je moet invullen. Maar dit geeft nauwelijks inzicht, omdat niemand die dit invult echt laat blijken wat zijn of haar bedoeling is.”

“Je kunt contracten opstellen op hoofdlijnen of juist in detail, waaruit de controle duidelijk naar voren kan komen. Toch kunnen beide soorten contracten aan de basis staan van een goede samenwerking; het gaat erom dat je het eens bent over de afspraken die je maakt. Zolang dat het geval is, zal geen van beide partijen stiekem tegen de afspraken in gaan.”

“Cruciaal is dat opdrachtnemer en opdrachtgever het eens zijn over de manier van controleren”

Zit er een verschil in vertrouwen en controle bij samenwerkingen van publieke partijen en die van private partijen?

Risico's reduceren met vertrouwen en controle“Het belang van vertrouwen is hetzelfde bij samenwerkingen tussen private partijen, publieke partijen, of publiek-private samenwerkingen. Je kunt niet alles controleren. Publieke partijen werken vanuit de ambtelijke cultuur en publieke normen en waarden, waarbij legaliteit en procedurele zorgvuldigheid heel belangrijk zijn. Ze moeten verantwoording kunnen afleggen aan de politiek en het publiek, en daar komt de behoefte aan controle vandaan. Voor private partijen is het maken van winst en efficiëntie cruciaal om te kunnen concurreren in de markt. Er kan een spanning ontstaan tussen de controle die de publieke partij uitoefent en het winstoogmerk van de private partij. Maar ook de private partij heeft soms belang bij controle, want zo kan ze laten zien dat ze goed presteert en een goede reputatie bouwen.”

Hoe belangrijk zijn vertrouwen en/of controle bij de aanbesteding van een project?

“Een project succesvol in de markt zetten heeft alles te maken met vertrouwen creëren. Als opdrachtgever is het belangrijk om vertrouwen uit te stralen naar potentiële opdrachtnemers, want die willen goed behandeld worden en die willen een eerlijke kans maken. Daarbij willen zowel de opdrachtgever- als nemer hun aandeel in het opstellen van een contract, en hun inbreng in de manier van controleren: niet slechts één partij moet hier iets over te zeggen hebben.

“Een project succesvol in de markt zetten heeft alles te maken met vertrouwen creëren.”

Wat kunnen professionals die bezig zijn met grote en complexe projecten nog verbeteren?

“In de praktijk hebben mensen nog veel te leren over het benutten van zowel controle als vertrouwen bij samenwerkingen. Mensen denken vaak dat ze of moeten varen op vertrouwen, of op controle. Maar de één is niet beter dan het andere, en het kan zo veel slimmer: het gaat erom dat je vertrouwen en controle slim combineert. Daarnaast denken sommigen dat ze een balans moeten vinden tussen vertrouwen en controle, maar dan ga je er eigenlijk vanuit dat het een soort zero-sum game is, dat jouw verlies andermans winst is of andersom.  Zo zit het naar mijn mening niet: ik zie het als 1+1=3 wanneer je vertrouwen en controle slim combineert. In de intervisie ‘Projectgunning 2.0 door betekenisvolle dialogen’ wil ik de deelnemers handvatten bieden voor bewust competent communiceren in grote complexe projecten, want daarmee minimaliseer je faalrisico’s en controlekosten.

Projectgunning 2.0 door betekenisvolle dialogen