Samenwerken als ‘licence to operate’: ”Contact centraal in plaats van contract”

| |

17 februari jl. organiseerde ESCoNetwerk de bijeenkomst “Samenwerken als licence to operate’ in The Edge Amsterdam. De belangrijkste takeaways vindt u in dit verslag.

Samenwerken lijkt heel vanzelfsprekend en niet moeilijk. Dat is ook zo als je het hebt over samenwerken met je collega’s of vrienden. Zodra het echter gaat over samenwerken tussen organisaties, gelden er hele andere principes. Deze laatste vorm van samenwerken is nooit echt nodig geweest maar de huidige economie en realiteit vereist dat inmiddels wel. Dit levert daarmee problemen op, want we gaan met elkaar PPS-en en ESCo’s aan voor langere periodes, terwijl we als opdrachtgevers en opdrachtnemers onvoldoende beseften hoe we de daarbij horende samenwerking moesten inrichten. Gelukkig realiseren partijen zich dit inmiddels. Dus daar waar eerst sprake was van een situatie van “onbewust onbekwaam”, zitten we nu in de fase van “bewust onbekwaam”. Het probleem onderkennen is een belangrijk deel van de oplossing.

17 februari jl. organiseerden ESCoNetwerk en PPS Netwerk Nederland de bijeenkomst ‘Samenwerken als Licence to Operate’ in het kantoor van AKD Advocaten-Notarissen-belastingsadviseurs, The Edge Amsterdam, waar ca. 80 professionals uit de ESCO/PPS-wereld samenkwamen. Het panel – bestaande uit John Braakman (ZON Energie), Dick van Veen (Eneco), Ellen Lastdrager (Twynstra Gudde), Sander Engels en Jelle Otten (AKD) en Hein Habes (Nissan Europe) – deelden hun meningen en ervaringen over het thema ‘samenwerken’, waarna een boeiende discussie ontstond. Nissan Europe was met opzet uitgenodigd omdat met name in de automotive sector alle partijen al lang intensief met elkaar samenwerken: alleen opereren is daar al lang geen optie meer. Daar zouden we vanuit de bouw en installatiewereld met andere woorden van kunnen leren.

Een boeiende en open discussie tussen sprekers en zaal ontspon zich gedurende de middag. Een aantal belangrijke ‘take-aways’ hiervan hebben we voor u op een rijtje gezet:

  • Samenwerken is écht een licence to operate. Het is niet langer meer nice-to-have, maar need-to-have. Niemand kan zijn taken meer alleen volbrengen. En daarmee is samenwerking een strategisch issue geworden. Het proces (en daarmee het resultaat) blijken echter (helaas?) nu nog heel erg persoonsafhankelijk te zijn. De verwachting is dat de noodzaak alleen maar groter wordt en dat zorgt er voor dat de afhankelijkheid van personen hierin uiteindelijk minder zal worden.
  • Een gezamenlijk belang bestaat niet per sé, een gezamenlijke ambitie wel. Het is niet noodzakelijk dat partijen dezelfde of gedeelde belangen hebben, zoals door veel mensen wordt gedacht. Die belangen mogen best verschillend zijn, zolang je maar kennis hebt van wat die ander beweegt. Een gezamenlijke ambitie is wel belangrijk om richting te geven en samen doelen te kunnen stellen.
  • Transparantie is noodzakelijk. Als dingen niet werken zoals ze in eerste instantie waren bedacht, dan is transparantie nodig om dit met elkaar op te lossen. Als je niet transparant bent, ben je elkaar aan het bedotten. Je moet dezelfde taal spreken. Vertrouwen en eerlijkheid zijn overigens goed te organiseren, zo blijkt ook uit de ervaringen vanuit de automotive wereld.
  • Meer standaardiseren. We doen net of alle projecten uniek zijn, maar als we niet gaan opschalen en standaardiseren, dan zullen we niet de stappen kunnen gaan zetten die nodig zijn om de opgaves die er liggen met elkaar efficiënt te tackelen. Dit standaardiseren vereist dus wederom afstemming, transparantie, samenwerking, etc.
  • Durf groter te denken. Wat bijvoorbeeld begon met een energiebesparingsvraag bij aanvang van de renovatie van de Kunsthal Rotterdam, resulteerde in een gigantische winst op de algehele exploitatie. De verduurzaming zorgde namelijk niet alleen voor een lagere energierekening, maar vooral voor een beter binnenklimaat, wat betere collecties en meer (en meer tevreden) bezoekers tot gevolg heeft. Dit onderstreept ook het belang van samenwerking bij de opdrachtgevers intern tussen de verschillende afdelingen. Er is heel vaak veel meer mogelijk als partijen vanaf het begin van het proces bij elkaar gaan zitten.
  • Heb het lef om het échte gesprek met elkaar aan te gaan. Het begint met je intentie. Vraag je af wat de ander zou willen en luister goed. Wij denken en doen nog veel te vaak vanuit ons eigen referentiekader.
  • Projecten realiseren als vanouds, voelt wellicht aan als minder risico, maar dat kan hooguit voor de korte termijn gelden. Heel precies proberen uit te vragen is voor veel opdrachtgevers een manier om negatieve verrassingen te voorkomen, maar dat is een verkeerd uitgangspunt. Maak gebruik van de kennis die er is in de markt door hen de juiste vraag te stellen en aan te geven welke services je nodigt hebt. Laat je verrassen en bedenk dat er talloze beproefde modellen bestaan over hoe om te gaan met de onzekerheid/risico-verdeling. Duidelijk voorbeeld is de offshore industrie waarbij deze thema’s van nature altijd al hebben gespeeld en men dus ook een beproefd handelingsrepertoire heeft ontwikkeld.
  • Samenwerken wordt te snel verjuridiseerd. In elke mogelijke situatie wordt daarbij getracht te voorzien (met vuistdikke contracten als gevolg), maar de realiteit van morgen laat zich niet gedetailleerd vastleggen. Dit staat de samenwerking vervolgens juist in de weg. Belangrijker is dus vast te leggen waarom er wordt samengewerkt, wat de overwegingen daarbij zijn, hoe er wordt gecommuniceerd, etc. Dergelijke onderleggers bieden daarmee beter hoofd aan nieuwe situaties (hoe was de samenwerking ook al weer bedoeld?) en stellen de samenwerking veiliger dan dikke contracten waarbij ook nog eens te vaak risico’s ‘over de schutting worden gegooid’. Stel het contact centraal, niet het contract en stop met die vechtcultuur over risico’s.
  • Pas als je kunt delen, kun je ook vermenigvuldigen. Als je als marktpartij niet snel zorgt dat je ‘samenwerkingsvaardig’ bent dan ben je binnen 5 jaar out of business. Marktpartijen moeten nu dus echt razendsnel stappen gaan zetten, anders ben je te laat. Wie het snelst haar nieuwe ketenplek kent, het thema ‘samenwerken’ en de daarbij passende houdingen en gedrag op orde heeft, gaat succes maken in de nieuwe economie. De (statistische) verwachting was dat 50%
  • Het thema wordt gelukkig sinds enige tijd actief opgepakt: zie ‘Professionals in PPS’, de ‘ESCo gedragscode’ (Transparense project), de ‘Academie voor Samenwerking’ (AvS) de ‘Marktvisie van RWS’ en het Executive Public and Private MBA programma van Nyenrode. Met name bij de eerste drie initiatieven worden de voor samenwerking gewenste houding en gedrag als het ware ‘geoperationaliseerd’ waarmee verrassingen, miscommunicatie, schade, e.d. significant kunnen worden teruggebracht.

ESCoNetwerk.nl, 17 februari 2016