Samenwerken als rode draad van aanbesteding

| | |

Hoe Waterschap Rivierenland haar zakelijke ‘ware’ vond: samenwerken als rode draad van aanbesteding Het dijktraject Waalbandijk Neder-Betuwe wordt over ruim 20 kilometer versterkt om te…

Hoe Waterschap Rivierenland haar zakelijke ‘ware’ vond: samenwerken als rode draad van aanbesteding

Het dijktraject Waalbandijk Neder-Betuwe wordt over ruim 20 kilometer versterkt om te blijven voldoen aan de veiligheidsnormen. Een grootschalig project waarmee zo’n € 260 miljoen gemoeid is. Het projectteam wil in intensieve samenwerking met de uitvoerende markt een ontwerp tot stand brengen, dat vervolgens veilig en betaalbaar kan worden uitgevoerd. In een vernieuwend aanbestedingsproces is dan ook gezocht naar de ‘zakelijke ware’, om samen met het waterschap een goede dijkversterking te realiseren.

In gesprek met:
Geert Stinstra, projectmanager Waterschap Rivierenland
Wendy van Schaik, contractmanager namens Waterschap Rivierenland, vanuit APPM
Anneke Hibma, projectmanager namens de Dijkalliantie, een samenwerking tussen Dura Vermeer, Ploegam en GMB

 

Bouwkennis in het ontwerp
Geert en Wendy waren het er samen met het projectteam over eens: de dijkversterking vraagt om een aanpak met een tweefasencontract – een vorm waarbij eerst door opdrachtgever en opdrachtnemer samen de beste oplossing wordt bedacht, die daarna wordt gerealiseerd. Door het samenbrengen van kennis en ervaring van het waterschap en de uitvoerende marktpartijen, wordt gezamenlijk het ontwerp geoptimaliseerd en worden risico’s vroegtijdig in beeld gebracht en beheerst. Randvoorwaarden voor succes zijn doeltreffend samenwerken als één, eerlijk geld voor eerlijk werk en risico’s tijdig beheersen door degene die dat het beste kan. “De grootste risico’s zitten in de uitvoering. In kabels en leidingen, logistiek, in omgaan met onzekerheden van natuur, inkoop en uitvoeringsfasering. Door het ontwerp samen te maken met een partij die dat overziet en de uitvoering samen voor te bereiden, blijf je die risico’s voor”, zegt Geert. samenwerken als rode draad van aanbesteding

Gemeenschappelijke waarden

De focus in de aanbesteding lag op de beste match voor de samenwerking, de slimste aanpak van het ontwerpproces en een financieel gezond project. “We geloven dat een gelijkwaardige samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, met onderling vertrouwen, tot de beste oplossing en een eerlijke prijs leidt”, zegt Wendy. Geert: “Partijen die deelnamen aan de aanbesteding hebben allemaal de expertise en middelen om een dijk te versterken. Waar het ons om ging: met wie kunnen we de komende jaren het beste door één deur om dit project zo slim mogelijk te organiseren en te realiseren? Gedoe komt er toch wel. Dan wil je een partner met wie je dat gedoe op een goede manier kunt oplossen. Als het erop aankomt gaat het om vertrouwen, om een gedeelde normen- en waardenset.”

‍Zakelijk daten 

Het selectie- en gunningsproces verliep anders dan anders. Geert trekt de vergelijking met Boer zoekt vrouw: “Bij de startbijeenkomst van de aanbesteding vroegen we: wie wil met ons daten? Saillant detail daarbij: deze vraag is gesteld door maître Sergio van First Dates, die ons inzicht gaf in relaties. We gaven onszelf bloot door in de aanbesteding onze eigen managementdrivesprofielen en die van het team te delen. Hiermee konden de inschrijvers de beste match maken en een complementair team samenstellen. Tijdens de aanbestedingsprocedure zijn we in meerdere gesprekken intensief met de inschrijvers opgetrokken om elkaar beter te leren kennen in relatie tot de opgave en de behoefte qua samenwerking.” In de inschrijvingsfase werd in een teamassessment de samenwerkingskracht gemeten. Wendy: “Doorgaans wordt daarbij vooral gekeken naar samenwerkingscompetenties. Wij voegden twee nieuwe elementen toe: cultuurwaarden; passen je normen en waarden bij elkaar? En leer- en ontwikkelvermogen; ben je in staat met elkaar als team en als individu te ontwikkelen op basis van wat je samen ontdekt en beleeft?”

‍Andere kijk

Voor de Dijkalliantie, het consortium van Dura Vermeer, Ploegam en GMB dat als beste samenwerkingspartner uit de bus kwam, was deze aanpak best even zoeken. “Tweefasencontracten zijn we inmiddels gewend”, vertelt Anneke. “Het bijzondere was de nadruk op samenwerking en eigenheid van partijen daarbij. Dan ga je kijken: hoe kunnen we wegblijven van de inhoud en toch onze kracht laten zien? Die zat bij ons deels in de verbinding bínnen de alliantie. We hebben al een langdurige samenwerking en lijken in allerlei opzichten op elkaar. Zo zijn we allemaal familiebedrijven, dus met aandacht voor de lange termijn in samenwerkingsverbanden. We kennen en begrijpen elkaar. Dat hielp om de winnende aanbieding te kunnen maken.”

‍De eerste stresstest 

Een effect van de intensieve verbinding in de aanbesteding is grote betrokkenheid van alle deelnemers. De uitslag leidt tot blijdschap bij de winnaar, maar tot grote teleurstelling bij de afvallers. Een van de afvallers heeft zich verzet tegen de voorgenomen gunning. “Dat mag, die rechtsbescherming is er”, zegt Wendy. “Maar het bericht dat er een kort geding aankwam, had grote impact op de energie die we hadden om samen aan de slag te gaan. Het was een rem op de prille samenwerking in afwachting van de rechtszaak. Een eerste stresstest in de ‘wittebroodsweken’.” Geert: “De drie maanden die aan de behandeling van de rechtszaak voorafgingen, hebben we gelukkig bij het waterschap goed kunnen benutten.” Voor de Dijkalliantie lag dat anders. “Sommigen van ons konden nog een project afronden, maar voor mij persoonlijk was het echt wachten”, vertelt Anneke. “Het jeukte aan alle kanten.”

‍Belangrijke jurisprudentie 

De uitspraak van de rechter was overduidelijk: de aanbestedingsprocedure was zorgvuldig en volgens de spelregels verlopen. Wendy: “Een bevestiging dat we het proces goed gedaan hadden. Maar veel belangrijker is het dat de rechtbank de samenhang bekrachtigt tussen samenwerkingswaarden en de aanpak op inhoud en proces. Zaken als samenwerking en teamkracht mogen geobjectiveerd worden meegewogen in de beoordeling. Die toevoeging heeft consequenties voor aanbestedingen na ons waarbij sprake is van samenwerkingsgericht werken.”

‍Vliegende start

De opluchting was groot bij het waterschap en de Dijkalliantie. Eindelijk konden we ons partnerschap wereldkundig maken en als één aan de slag. En dat voelt vanaf de eerste dag vertrouwd, veilig en comfortabel, voor beide partners. “Een veelbelovende start”, constateert Geert: “Door het intensieve verbindingsproces in de aanbesteding voel je meteen dat je op een ander niveau instapt met elkaar. Iedereen voelt verantwoordelijkheid en betrokkenheid. Een dergelijke aanpak is geen blauwdruk, het moet bij je organisatie en de mensen passen. Maar als je samenwerking net als wij ziet als hét instrument om zo’n project aan te sturen, dan kun je onze aanpak zeker als basis en uitgangspunt gebruiken.”

Project Neder-Betuwe
Opdrachtgever: Waterschap Rivierenland

Opdrachtnemer: Dijkalliantie Neder-Betuwe (Dura Vermeer, GMB en Ploegam)
Contractvorm: twee fase-overeenkomst onder UAV-gc
Projectsom: 260 miljoen euro
Start aanbesteding: april 2022
Contract getekend: februari 2023
Fase 1 Ontwerpproces: februari 2023 – augustus 2024
Fase 2 Uitvoering: september 2024 – medio 208
Oplevering: medio 2028
Selectie en gunning op: visie op samenwerking, ontwerpproces (risicogestuurd), financieel plan (transparantie), teamassesment samenwerking, gemiddeld eenheidstarief fase 1 en WRAK-percentage

 

  • De originele versie van dit artikel is gepubliceerd door APPM, kennispartner van PPS Netwerk Nederland. Meer informatie over dit project leest u via deze link hier >>.
  • Uw overige vragen en opmerkingen kunt u richten aan secretariaat@ppsnetwerk.nl

Twee-fasen aanbesteding in de praktijk

Op 21 november 2023 organiseert PPS Netwerk Nederland de opleidingsdag “Twee-fasen aanbesteding in de praktijk”. Het programma en de mogelijkheid u aan te melden, vindt u hier >>.