Samenwerkingsstijlen bij project-ambiguïteit

| | |

In gesprek met Pim Nijssen, Partner bij TwynstraGudde, over het duiden van samenwerkingstijlen en verbeter-stappen voor toekomstige projecten. Dat samenwerken beperkt zich dan uiteraard niet…

In gesprek met Pim Nijssen, Partner bij TwynstraGudde, over het duiden van samenwerkingstijlen en verbeter-stappen voor toekomstige projecten.

Dat samenwerken beperkt zich dan uiteraard niet alleen tot de relatie met externe partijen maar zeker ook met interne afdelingen. Inmiddels is het probleem niet meer dat veel mensen het belang hiervan niet inzien maar wel dat het nog geen kwestie van ‘zo gezegd- zo gedaan’ is. We gingen op bezoek bij Pim Nijssen, partner bij TwynstraGudde, om hem te vragen hoe we samenwerken meer kunnen duiden, en vooral om erachter te komen hoe we met die inzichten in een volgend project verbeter-stappen op dat gebied kunnen maken.

Hoe werkt samenwerken in de praktijk?

foto Pim Nijssen Samenwerkingsstijlen bij het omgaan met ambiguïteit
Pim Nijssen

“Laat ik vooropstellen dat samenwerken nooit een doel op zich is, maar een middel om de doelen van je team of organisatie te bereiken. We zeggen ook wel eens: “Als het niet hoeft, doe het niet, want samenwerken is hartstikke lastig. Er is geen one-size-fits-all aanpak – iedere opgave is anders, iedere samenwerkingspartner is anders en ieder team is anders, dus ook iedere samenwerking is anders. Wat wel een belangrijke rode draad in elke vorm van samenwerken is -of dat nu is tussen mensen, teams of organisaties- is het omgaan met ambiguïteit of verschillen. Daarom bestaat er ook niet een eenduidige goede manier van samenwerken want het hangt er allemaal vanaf waar je in je project zit. Met andere woorden: De manier waarmee je intern en extern met anderen goed interacteert, zal moeten afhangen van de aard en de fase van het project. Daarmee wordt dus ook verklaard dat er geen dream-team bestaat van mensen dat altijd en overal een project op dit gebied tot een succes maakt. Resultaten van mensen en teams uit het verleden bieden wat dat betreft ook hier geen garanties voor de toekomst”.

“Wat een belangrijke rode draad in elke vorm van samenwerken is, is het omgaan met ambiguïteit of verschillen”

Teamsamenstelling op basis van stijlen

Nijssen vervolgt: “Je kunt je voorstellen dat een project bij – zeg – een onderwijsinstelling doorgaans anders wordt ingericht dan een project bij de Shell. Dat heeft te maken met de gewoontes binnen die organisaties en daar is niets mis mee: Elke organisatie heeft nou eenmaal haar eigen manier van werken en omgang met mensen. Dat neemt niet weg dat die omgang en de gewoontes daaromheen niet betekenen dat je voortdurend moet gaan copy-pasten op projectniveau. Dit zie je echter in de praktijk juist wel. Dan krijg je van die statements zoals: “Ja, zo pakken we zo’n project hier nou eenmaal altijd op of zo zijn onze procedures nu eenmaal”.  Dit in combinatie met een team dat is samengesteld op basis van beschikbaarheid- in plaats van de geschiktheid van mensen, houdt risico’s in voor je samenwerking en dus je project. Wees je daarom terdege bewust van de aard van de opgave en de stijl die bij je organisatie en het project past. Die stijl kun je doorgaans namelijk niet uitzetten maar wél effectiever inzetten. Daarbij komt nog dat elk project natuurlijk doorgaans sowieso nogal verschilt met het vorige. Het komt er dus op neer dat je een team samenstelt maar dat vervolgens steeds moet blijven optimaliseren en dus aanpassen om permanent goed in te blijven spelen op de aard en fase van het project.”

“Met de diversiteit die zo ontstaat, vergroot je voortdurend je oplossend vermogen”

5 hoofdstijlen van samenwerken

“Samenwerken is bovenal mensenwerk en dat maakt dat persoonlijke samenwerkingsstijlen veel invloed hebben op zo’n samenwerking. Wij onderscheiden vijf hoofdstijlen, die we signaturen noemen, omdat ze als het ware de handtekening onder jouw samenwerking vormen:

  1. De Grondige Ontwerper is structurerend en analytisch en verbindt op overzicht en inhoud
  2. De Betrokken Relatiebouwer is persoonlijk en informeel en verbindt op relatie en het bouwen van vertrouwen
  3. De Gezaghebbende Onderhandelaar is pragmatisch en daadkrachtig en verbindt door het benadrukken van onderlinge afhankelijkheden en is gevoelig voor machtsverhoudingen
  4. De Gedreven Voorvechter is activerend en principieel en verbindt op een visie en perspectief (wat is onze droom?)
  5. De Vindingrijke Vormer is onconventioneel en verrassend en verbindt op energie en het doorbreken van patronen.

Samenwerkingsstijlen bij het omgaan met ambiguïteit Nu is het niet zo dat de ene stijl beter is dan de andere maar wat wél het geval is dat de ene stijl beter bij een bepaalde projectfase past dan een andere. Voordat je dus met een project start, adviseer ik daarom met elkaar daar bewuste keuzes in te maken. Welke stijlen hebben we in deze fase nodig? Dat ‘met elkaar’ wil dan dus ook niet zeggen dat alleen de opdrachtgever zich daarover buigt maar die zou dat samen moeten doen met de (mogelijke) opdrachtnemers”.

Tijd en kwaliteit winnen door langzaam te starten

“Op projecten staat vaak tijdsdruk en ik hoor ook geregeld ‘ik werk altijd lekker samen met collega X of Y’, dus laten we die nu ook maar weer vragen. Of: ‘Afdeling A of B gaat vast niet akkoord als ik een andere collega vraag, laten we gewoon maar meteen beginnen’. Geloof me, de tijd die je aan de voorkant investeert in de samenstelling van je team, verdien je dubbel en dwars terug in de uitvoering. En doe die tijdsinvestering ook niet alleen, maar met collega’s met verschillende perspectieven, zodat er een team ontstaat dat past bij de opgave. En ja, dan ontstaat er mogelijk een team met stijlen die anders zijn dan je eigen stijl en die jou als projectleider of opdrachtgever soms uit je comfortzone halen, maar troost je: Het gaat niet om jou, maar om de opgave. En die opgave is misschien wel gediend met een breder palet aan stijlen dan alleen de jouwe.

Om teamsamenwerking te versterken is er tegenwoordig van alles mogelijk. Zo zijn er games met rollenspellen om mee te oefenen, kan er al worden proefgedraaid op het gebied van samenwerken met de mogelijke externe partners nog voordat de gunning heeft plaats gevonden, zijn er intervisievormen en noem maar op. Het geeft je extra inzicht in jezelf en de ander en daarmee ook extra inzichten voor het betreffende project.

Je voorkomt dat je per ongeluk (of opzettelijk) allemaal klonen van jezelf aan de knoppen zet in plaats van super relevante en nuttige aanvullende expertise en ervaring gaat mobiliseren”.

Cultuur en diversiteit is het resultaat van het mixen van stijlen

Nijssen sluit af: “Ik vertelde al eerder dat een onderwijsinstelling een project vanuit de aard van hun werk vermoedelijk anders zal aanvliegen dan de Shell. Dat heeft uiteraard heel veel te maken met wat je dan ‘de cultuur’ binnen die organisaties noemt. De onderwijsinstelling zal mogelijk meer op de relatie zitten en de aardoliemaatschappij meer op de functionele en hiërarchische verhoudingen. Teamsamenstelling en alertheid op stijlen kunnen daar prima mee uit de voeten. Het gaat er immers steeds om dat je je bewust bent van jezelf als organisatie en als mens binnen die club en op basis van wat er in een bepaald stadium van een project nodig is, bijpassende en aanvullende stijlen gaat mobiliseren.

Dat betekent wellicht dat de onderwijsinstelling misschien wat meer hiërarchie mag toevoegen en de Shell misschien die relatie extra aandacht mag geven. Daarmee zijn we weer aanbeland bij waar ik begonnen ben: Wees je bewust van wie je bent als organisatie dus vanuit je cultuur inclusief diversiteit (of nog gebrek daaraan) en kijk goed naar wat je project in welke fase qua stijlen nodig heeft en organiseer dat actief!”

Samenwerkingsstijlen bij het omgaan met ambiguïteit
Om afbeelding te vergroten, klik hier >>

Meer informatie