Verzoeken Tot Wijziging vaak paardenmiddel

| | |

Kijk uit voor ‘procedures op orde’ met schijnveiligheid rond project  In de bouwsector worden projectverantwoordelijken vaak geconfronteerd met uitdagingen bij het aangaan van contractuele overeenkomsten;…

Kijk uit voor ‘procedures op orde’ met schijnveiligheid rond project 

In de bouwsector worden projectverantwoordelijken vaak geconfronteerd met uitdagingen bij het aangaan van contractuele overeenkomsten; met name rond onvoorziene omstandigheden en vereisten. De aard van onvoorziene situaties is dat die namelijk… ehhh… onvoorzien zijn! Alom onzekerheid dus, maar ook de zekerheid dat je er altijd een keer mee te maken krijgt. Elke crisis (denk aan de pandemie, een oorlog, energiecrisis, etc.) brengt specifieke uitdagingen met zich mee als vertragingen, extra kosten, en verstoringen in de toeleveringsketen. Deze zijn wellicht niet expliciet gedekt in de oorspronkelijke contracten.

Dit artikel belicht de behoefte om beter in te kunnen spelen op die onvoorziene omstandigheden en een goede projectsamenwerking tussen partijen bij meer complexe projecten in voor- en tegenspoed in stand te houden. We gaan hierbij in op het gangbare gebruik van “VTWs” (verzoeken tot wijziging) als formele routes voor het maken van noodzakelijke (of gewenste?) aanpassingen. De ‘best practices’ zijn gebaseerd op gesprekken met praktijkexperts die deelnemen aan het promotieonderzoek* over het inrichten van multi-stakeholder samenwerkingen.

Een nieuwe realiteit

In het licht van de snel veranderende marktomstandigheden en onvoorziene gebeurtenissen is het van cruciaal belang dat projectpartners in staat zijn contractuele overeenkomsten en bepalingen aan te passen aan een nieuwe realiteit. Dit wordt vooral relevant bij meer complexe projecten zoals geïntegreerde gebiedsontwikkelingen, PPS-en, en verduurzamingsopgaven waar de complexiteit, omvang en zeker ook de looptijd van het project vaak leiden tot onvoorziene uitdagingen en veranderende vereisten.

Een belangrijke uitdaging waarbij aanpassingen nodig waren, was bijvoorbeeld de pandemie. Deze heeft wereldwijd geleid tot vertragingen, extra kosten en verstoringen in de toeleveringsketen. Dergelijke gevolgen waren uiteraard niet expliciet opgenomen in de initiële contracten. Aldus ontstond snel een situatie van onzekerheid en mogelijke geschillen tussen betrokken partijen. Daarbij horen uiteraard snel meningsverschillen over financiële verantwoordelijkheden voor bepaalde projectonderdelen, waardoor verdere aanpassingen en onderhandelingen noodzakelijk worden.

Door een omstandigheid als een pandemie ontstonden snel situaties van onzekerheid en mogelijke geschillen tussen betrokken partijen

VTWs in het kort

Om deze problemen aan te pakken, kunnen projectpartners in zo’n situatie terugvallen op “VTWs” (verzoeken tot wijziging), als die tenminste vooraf waren ingebouwd in de afspraken. Deze VTWs dienen als formele documenten om de bestaande bepalingen van de hoofdovereenkomst aan te passen of aan te vullen. Ze beogen een gestructureerd en transparant proces te bieden om onvoorziene omstandigheden te erkennen en noodzakelijke aanpassingen door te voeren.

Verzoeken Tot Wijziging vaak paardenmiddelEen dynamische en flexibele benadering is cruciaal bij het aanpassen van contracten. In plaats van strikt vast te houden aan de letterlijke bewoordingen van het contract, moeten de betrokken partijen zich richten op de geest van de overeenkomst en de intentie ervan. Dit stelt hen in staat om de realiteit van het project aan te passen aan de veranderende omstandigheden en de doelen te blijven nastreven. Daarom is de nadruk op samenwerking en communicatie tussen de betrokken stakeholders het belangrijkste aspect van deze aanpak. Daarbij is het essentieel dat alle betrokken partijen openstaan voor dialoog en bereid zijn om constructief samen te werken om de uitdagingen aan te gaan die zich kunnen voordoen tijdens het project. In de praktijk mondt dat veelal uit op regelmatig overleg en samenwerking om gezamenlijk de problemen te identificeren en de mogelijke oplossingen bespreken. Deze roep helpt bij de ontwikkeling van een gedeeld begrip van de impact van die nieuwe, onvoorziene omstandigheden en de mogelijke noodzaak om gemaakte afspraken aan te passen om aan de veranderende vereisten te voldoen.

In plaats van strikt vast te houden aan de letterlijke bewoordingen van het contract, moeten de betrokken partijen zich richten op de geest van de overeenkomst en de intentie ervan.

Het gebruik van VTWs biedt een gestructureerd proces voor het indienen, beoordelen en goedkeuren van wijzigingsverzoeken. Deze documenten dienen dus als formele communicatiemiddel tussen de betrokken partijen en zorgen voor transparantie en traceerbaarheid bij het aanpassen van contractuele afspraken. Ze stellen de partijen in staat eventuele hiaten of tekortkomingen in het contract te identificeren en de noodzakelijke aanpassingen voor te stellen c.q. door te voeren.

Uitstel van executie

Hoewel het gebruik van VTWs als formele documenten voor contractaanpassing en samenwerking tussen betrokken partijen voordelen heeft, zijn er ook belangrijke procesmatige problematische aspecten waar rekening mee moet worden gehouden: het proces van het indienen, beoordelen en goedkeuren van VTWs is namelijk tijdrovend. Daarnaast brengt deze benadering aanzienlijk extra kosten met zich mee en vereist het veel precieze documentatie, analyse en nieuwe onderhandelingen tussen de betrokken partijen.

Verzoeken Tot Wijziging vaak paardenmiddel Ondanks dat partijen in de regel allemaal een goede samenwerking wensen en reëel willen inspelen op nieuwe omstandigheden en de gevolgen daarvan, kunnen er nog steeds gemakkelijk geschillen ontstaan tussen de betrokken partijen bij het bepalen van de rechtmatigheid, doelmatigheid, noodzaak en de omvang van gewenste contractaanpassingen. Verschillende interpretaties van de contractbepalingen en meningsverschillen over financiële verantwoordelijkheden leiden aldus vaak alsnog tot nare conflictsituaties, die de voortgang van het project dikwijls serieus kunnen belemmeren. En wanneer er geen gezamenlijk compromis c.q. oplossing volgt, zal uiteindelijk de rechter zich er hoogstwaarschijnlijk mee gaan bemoeien. Dat kost veel tijd en geld, terwijl de uitkomst van een uitspraak van de rechterlijke macht zich op voorhand vaak niet goed laat voorspellen. Als dat zo zou zijn, zou er immers minder snel sprake van zo’n rechtsgang zijn. Het project staat stil, de onzekerheden nemen toe en de onderlinge relaties en dus de samenwerking wordt er in de regel niet beter op.

Wanneer er geen gezamenlijk compromis c.q. oplossing volgt, zal uiteindelijk de rechter zich er hoogstwaarschijnlijk mee gaan bemoeien.

Een VTW lijkt daarmee een mooie oplossing voor onvoorspelbare situaties (en dus problemen), maar komt te vaak neer op uitstel van een noodzakelijke discussie die je juist voorafgaand aan een projectsamenwerking met elkaar moet voeren. Formeel is met de VTW-optie alles keurig geregeld, maar de facto eigenlijk veel te weinig. Het kan snel iedereen op het verkeerde been zetten en daardoor juist een onverantwoordelijk pad op sturen. We kunnen niet alles voorspellen, maar maken ons daar minder zorgen over, omdat we wijzigingsprocedures hebben voorzien” is daarom een reuze schijnveiligheid vol met open einden voor alle betrokkenen! Piloten werken niet voor niets met allerhande dubbele checklijsten en weten op voorhand al wat de afspraken zijn bij onvoorziene situaties: juist omdat ze de zekerheid hebben dat die op een gegeven moment hoe dan ook optreden. Om in een noodsituatie afhankelijk te zijn van een soort VTW tussen de piloten, waarbij zij op dat moment kunnen improviseren, zal -als ze al weten dat dat de procedure is- het gevoel van veiligheid bij de passagiers niet echt verhogen.

Formeel is met de VTW-optie alles keurig geregeld, maar de facto eigenlijk veel te weinig.

Beter proces, helderder afspraken juist aan de voorkant

De logische vraag is dan: hoe doe je dit beter? Efficiënte samenwerking van begin tot eind tussen samenwerkingspartners kan alleen plaatsvinden als alle betrokken partijen aan de voorkant transparantie en eerlijkheid tonen over risico’s en rolverantwoordelijkheden. Helaas werken partijen wat dat betreft vaak nog steeds te veel op gevoel en aannames, dan op basis van feiten en objectieve kennis. Maak daarom geen gebruik van VTW’s om de ingewikkelde discussie niet aan te hoeven gaan c.q. onder het tapijt te moffelen in de hoop er nooit mee te maken te krijgen, maar vraag elkaar het hemd van het lijf.

Ga met elkaar in gesprek en vertel elkaar de waarheid in de ‘letterlijke’ vorm.

Ga dus niet af op vermoedens en vertrouw niet op schijnoplossingen maar ga vooral het gesprek aan over basisprincipes van gewenste probleemoplossingen, communicatie- en gedragsregels. Creëer daarmee een echte cultuur van samenwerking, waarin teamleden vrij kunnen interacteren en nieuwe inzichten snel kunnen delen: zo kunnen ze beter reageren op veranderende omstandigheden en gezamenlijk oplossingen vinden, in plaats van slechts alleen ‘goede geluiden’ rond samenwerking en partnerships te produceren. Betrek alle relevante stakeholders bij dit proces. Ga met elkaar in gesprek en vertel elkaar de waarheid in de ‘letterlijke’ vorm. In de verkenningsfase zijn markconsultaties hiervoor een goed middel. Maar, alleen als er ook écht naar elkaar geluisterd wordt en men openstaat voor alle perspectieven, ook als deze anders blijken dan wat men zelf vooraf (bijvoorbeeld qua proces) in gedachten had. Het duurt wellicht daarmee wat langer en de procedurelijst is wellicht wat minder snel afgetikt, maar onthoud dat een langzamere start in de regel later een veel voorspoediger project gaat opleveren.

Relevante opleidingen n.a.v. dit artikel
*Promotieonderzoek:

Mami Veza is een promovendus aan de Tilburg University, faculteit organisatiewetenschappen. Haar onderzoek richt zich op de uitdagingen en successen op het gebied van samenwerking bij complexe projecten en ze bestudeert de rol van opdrachtgevers en opdrachtnemers. Voor haar onderzoek heeft Mami regelmatig gesprekken met professionals uit diverse functies en sectoren, waaronder de bouw, zorg, ICT, verduurzaming, infrastructuur en mobiliteit. Via PPS Netwerk Nederland deelt ze de inzichten die ze heeft opgedaan in een reeks artikelen, waaronder dit artikel.

Voor meer informatie over het projectonderzoek en/of deelname daaraan en toepassing van de onderzoeksresultaten op uw eigen projecten neemt u contact op met mami.veza@ppsnetwerk.nl

Over PPS Netwerk Nederland

PPS Netwerk Nederland is een onafhankelijk kennisplatform dat zich richt op Professioneel Projectmanagement en Samenwerking bij complexe opgaven. Het platform ondersteunt ongeveer 20.000 opdrachtgevers en opdrachtnemers door het ontwikkelen van organisatiemodellen en het delen van ervaringen op verschillende thema’s, zoals multi-stakeholder samenwerking, teamsamenstelling, communicatie, visie- en strategievorming, vraagarticulatie, contractmanagement, aanbesteding en selectie, en de uiteindelijke realisatie en exploitatie van projecten.

PPS Netwerk Nederland speelt een actieve rol in het ondersteunen en faciliteren van projectpartners uit verschillende sectoren rondom de bovengenoemde vraagstukken. Neem voor meer informatie contact op via secretariaat@ppsnetwerk.nl